Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة عالم واحد للملكية الفكرية عن سكرتير متمرس للانضمام إلى فريقها في مدينة الرياض. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير أو الإدارة، مما يضمن سلاسة سير العمليات اليومية وتنسيق المهام الإدارية بكفاءة عالية.

الغرض من الوظيفة

يتولى شاغل هذه الوظيفة مسؤولية دعم المدير أو الإدارة من خلال تنفيذ مجموعة من المهام الإدارية الأساسية. يشمل ذلك إعداد الوثائق، إدارة الاتصالات الهاتفية والزوار، والمساعدة في تنسيق المشاريع الرئيسية، بالإضافة إلى تنظيم وإدارة جداول الأعمال لضمان الفاعلية التشغيلية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات والإملاءات بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب المعتمدة.
• تلقي المكالمات الهاتفية الواردة من الموظفين والعملاء الخارجيين، وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الأطراف المعنية.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية، وتسجيلها، وتوزيعها على الأقسام أو الأفراد المعنيين.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات المناسبة، وتحضير جداول الأعمال.
• إنشاء أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم ومنسق لسهولة الوصول إليها.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح بين 2 إلى 5 سنوات في دور سكرتارية أو دعم إداري مماثل.
• القدرة على التعامل مع المهام الإدارية المتعددة بكفاءة ودقة.
• مهارات تنظيمية وتواصل ممتازة.

بيئة العمل ونوع التوظيف

هذه الوظيفة بدوام كامل ومقرها في مدينة الرياض، المملكة العربية السعودية. ستعمل ضمن بيئة مهنية داعمة في شركة متخصصة في مجال الملكية الفكرية.

معلومات إضافية

لم يتم الكشف عن تفاصيل الراتب لهذه الوظيفة. ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه للتقدم.