Office Manager

نظرة عامة على الوظيفة

تبحث شركة أعيان البنيان للتجارة والمقاولات والعقارات عن مدير مكتب للانضمام إلى فريقها في الرياض. يتولى مدير المكتب الإشراف المباشر على الأنشطة الإدارية واللوجستية، ويضمن سير العمليات بكفاءة عالية، ويدعم توفير الموارد البشرية والتقنية اللازمة.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة وتوجيه عمليات تنسيق الاجتماعات واللقاءات للمسؤول المباشر.
• تنسيق الاتصالات والمراسلات بين المسؤول والجهات الداخلية والخارجية، وضمان فعاليتها وسلاستها.
• متابعة استقبال الزوار والرد على استفساراتهم، والإشراف على الرد على المكالمات الهاتفية.
• مراجعة المراسلات الواردة وتحضير الردود المناسبة، وإعادة توجيه المسائل المتخصصة لأصحاب الاختصاص ومتابعتها.
• ضمان وجود قنوات تواصل فعالة لمتابعة القرارات والتعليمات الصادرة عن مكتب المسؤول والحصول على المعلومات ذات الصلة.
• الإشراف على إدارة وحفظ وأرشفة جميع القرارات والخطابات والمكاتبات الصادرة والواردة بالتنسيق مع الجهات المعنية.
• متابعة وتقييم أداء الموظفين في المكتب، وتحديد احتياجاتهم التدريبية والتطويرية.
• ضمان توفر المتطلبات اللازمة للموظفين لأداء عملهم على أكمل وجه.
• رفع التقارير الدورية للرئيس المباشر حول سير العمل وأداء الفريق.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح بين 2 إلى 5 سنوات في مجال إدارة المكاتب أو دور إداري مماثل.
• القدرة على الإشراف المباشر على الأنشطة الإدارية والتنظيمية.
• مهارات ممتازة في التخطيط والتنظيم والمتابعة.

المهارات المطلوبة

• مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية.
• القدرة على إدارة الوقت وتحديد الأولويات بفعالية.
• مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات.
• القدرة على العمل ضمن فريق وتحفيز الموظفين.
• إتقان استخدام برامج الحاسوب المكتبية.

بيئة العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل ومقرها في مدينة الرياض، المملكة العربية السعودية. تتطلب الوظيفة التواجد في المكتب للإشراف على العمليات اليومية.

معلومات إضافية

الراتب لهذه الوظيفة سيتم تحديده بناءً على الخبرة والمؤهلات، وسيتم الإفصاح عنه خلال عملية المقابلة.