Administrative Assistant

📣 Job Ad

about 1 hour ago

	Salary	4,500 / Month
	Contract Type	Full-time
	Workplace type	On-site
	Location	Yanbu

Job Description

نبذة عن الدور

يبحث مصنع كبيان للمنتجات الغذائية عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقه في ينبع، المدينة المنورة. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري والتنظيمي الشامل للفرع، وضمان سير العمل بكفاءة وفعالية وفقًا للسياسات والإجراءات المعتمدة في الشركة. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين 0-1 سنة، وهو متاح بدوام كامل.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

تقديم الدعم الإداري والتنظيمي اليومي لضمان سلاسة العمليات.
تنظيم وحفظ الملفات والمستندات والسجلات الإدارية بشكل منهجي.
متابعة المعاملات الإدارية والتأكد من إنجازها في الأوقات المحددة.
إعداد التقارير الإدارية الدورية ورفعها إلى الإدارة المختصة.
متابعة المراسلات والبريد الإلكتروني والاتصالات الرسمية الخاصة بالفرع.
التنسيق الفعال بين الفرع والإدارات والأقسام ذات العلاقة.
متابعة احتياجات الفرع من المستلزمات المكتبية والخدمات الإدارية.
تنظيم الاجتماعات والمواعيد وإعداد محاضر الاجتماعات عند الحاجة.
متابعة الطلبات الإدارية والتأكد من تنفيذها وفق الإجراءات المعتمدة.
تحديث البيانات والسجلات والأنظمة الإدارية بشكل مستمر.
متابعة أعمال الصيانة والخدمات التشغيلية للفرع والتنسيق مع الجهات المعنية.
التأكد من الالتزام بالسياسات والإجراءات الإدارية المعتمدة.
المساهمة في تحسين سير العمل ورفع كفاءة الإجراءات الإدارية بالفرع.
تنفيذ ومتابعة المهام الإدارية المرتبطة باحتياجات الفرع وفق الصلاحيات المعتمدة.
المحافظة على سرية المعلومات والوثائق الخاصة بالفرع.
التنسيق مع إدارة الموارد البشرية لاختيار المرشحين المناسبين لشواغر الفرع، ومتابعة إجراءات الاستقطاب والتوظيف وفق الاحتياج الوظيفي المعتمد.

المؤهلات والخبرات

خبرة تتراوح بين 0 إلى 1 سنة في مجال الدعم الإداري أو ما يعادله.
القدرة على تنظيم الملفات والمستندات والسجلات الإدارية.
مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفوي.

المهارات المطلوبة

مهارات تنظيمية وإدارية قوية.
القدرة على العمل بفعالية ضمن فريق.
الالتزام بالسياسات والإجراءات المعتمدة.
القدرة على إعداد التقارير الإدارية.
مهارات التنسيق والمتابعة.

بيئة العمل

يعمل المساعد الإداري بدوام كامل في فرع مصنع كبيان للمنتجات الغذائية بمدينة ينبع، المدينة المنورة، ضمن بيئة عمل منظمة وداعمة تهدف إلى تحقيق الكفاءة التشغيلية.