سكرتير📣 إعلان

نبذة عن الدور

تبحث شركة بيوند إكسبيرينس عن سكرتير للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري للمدير أو الإدارة، والمساهمة في تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة المهام اليومية لضمان سير العمل بكفاءة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• الإشراف على موظفي الدعم والاستقبال لضمان الأداء الفعال.
• إدارة وتأمين مستلزمات المكتب وضمان صيانة المرافق.
• مراقبة المصاريف الإدارية والالتزام بالميزانية المحددة.
• تطوير وتطبيق السياسات والإجراءات الداخلية لتعزيز الكفاءة.
• تنظيم مواعيد المدير، الاجتماعات، وحجوزات السفر.
• استقبال المكالمات والبريد وتوجيهها إلى الأقسام المعنية.
• حفظ وأرشفة الملفات (الورقية والإلكترونية) مع الحفاظ على السرية التامة.
• كتابة التقارير وتدوين محاضر الاجتماعات بدقة.
• تدوين الملاحظات بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية والإجابة على أسئلة المتصلين وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين في الاجتماعات، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات وتحضير جدول الأعمال.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وحفظ جميع المستندات بشكل منتظم.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح بين سنتين إلى خمس سنوات في دور سكرتارية أو إداري مشابه.
• القدرة على كتابة الوثائق وإدارة المكالمات الهاتفية والزوار بفعالية.
• مهارات ممتازة في تنظيم المواعيد وإدارة جداول الأعمال.

المهارات والكفاءات

• مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
• إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• القدرة على التعامل مع المهام المتعددة وتحديد الأولويات.
• الالتزام بالسرية المهنية.

نوع الوظيفة وموقع العمل

هذه وظيفة بدوام كامل ومقرها في جدة، مكة المكرمة. يتطلب الدور التواجد في المكتب لتقديم الدعم الإداري المطلوب.

تقديم الطلبات

ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه إلى تقديم طلباتهم لهذه الفرصة في شركة بيوند إكسبيرينس.