مساعد تنفيذي📣 إعلان

انضم إلى Tandem Search كمساعد تنفيذي!
نحن نبحث عن مساعد تنفيذي منظم للغاية واستباقي للانضمام إلى شركة قانونية دولية رائدة في المملكة العربية السعودية. تدعم هذه الوظيفة الرئيسية كبار المحترفين في بيئة سريعة الوتيرة ومواجهة للعملاء، مما يتطلب ملكية قوية، وحذر، والقدرة على إدارة الأولويات المعقدة أثناء ضمان سير العمليات اليومية بسلاسة.

المسؤوليات الرئيسية:

• تقديم دعم إداري على مستوى عالٍ للمحترفين، بما في ذلك إدارة جداول أعمال معقدة عبر مناطق زمنية متعددة والتنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
• إعداد وتجميع مواد الاجتماعات، وتتبع نقاط العمل، وضمان المتابعة في الوقت المناسب.
• تنظيم السفر الدولي، والتأشيرات، والمسارات وفقًا لسياسات الشركة.
• الحفاظ على أنظمة الملفات الإلكترونية والورقية بدقة بما يتماشى مع إجراءات إدارة السجلات.
• العمل كنقطة اتصال رئيسية للعملاء، وبناء علاقات عمل قوية ودعم تقديم الخدمة الفعالة.
• دعم أنشطة تطوير الأعمال، بما في ذلك البحث، وإعداد العروض، وتحديثات CRM، وتنسيق الفعاليات.
• المساعدة في إجراءات انضمام العملاء، ورسائل المشاركة، وعمليات الفوترة، ومراجعات WIP، وتنسيق الفواتير والمدفوعات.
• صياغة المراسلات المهنية، والعروض التقديمية، والتقارير، مع ضمان الدقة والانتباه للتفاصيل.
• التعاون عن كثب مع الفرق الإقليمية، بما في ذلك المالية، وتطوير الأعمال، والموارد البشرية، ومكتب KSA، لدعم العمليات المكتبية الأوسع حسب الحاجة.

المتطلبات:

• خبرة ذات صلة في شركة قانونية أو بيئة خدمات مهنية (يفضل خبرة في شركة دولية).
• مهارات تنظيمية قوية مع اهتمام ممتاز بالتفاصيل والقدرة على إدارة المواعيد النهائية المتنافسة.
• وعي تجاري ومالي، مع الثقة في دعم عمليات الفوترة والامتثال.
• مهارات متقدمة في Microsoft Office وإلمام بأنظمة القانون وأدوات إدارة الوثائق.
• مهارات اتصال ممتازة بالإنجليزية والعربية.
• استباقي، وقابل للتكيف، وقوي، مع عقلية تعاونية ومستوى عالٍ من الحذر.

إذا كنت مساعدًا تنفيذيًا موثوقًا ومدفوعًا وترغب في الانضمام إلى بيئة قانونية من الدرجة الأولى في المملكة العربية السعودية، فسوف نكون سعداء بسماع أخبارك.

انضم إلى فريقنا كمدير مكتب مساعد تنفيذي

كمدير مكتب مساعد تنفيذي في تمكين المتحدة I TABSCO، ستلعب دورًا حيويًا في تقديم الدعم الإداري والتنظيمي على مستوى عالٍ للإدارة العليا. ستضمن خبرتك التنفيذ الفعال والمحترف للعمليات اليومية للأعمال.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إدارة وتنظيم عمليات المكتب اليومية والإشراف على الأنشطة الإدارية.
• تنسيق وجدولة الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال، وتسجيل محاضر الاجتماعات، ومتابعة تنفيذ القرارات.
• التعامل مع المراسلات الرسمية، والبريد الإلكتروني، والتقارير الإدارية.
• متابعة الإدارات المختلفة لضمان الامتثال للخطط الزمنية والتشغيلية.
• تنظيم وأرشفة الملفات والمستندات الورقية والإلكترونية بسرية صارمة.
• تنسيق والتواصل مع الأطراف الخارجية (العملاء، الموردين، الشركاء).
• مرافقة الإدارة العليا في الزيارات الرسمية ورحلات العمل داخل وخارج المملكة عند الحاجة.
• إعداد تقارير دورية للإدارة العليا حول الأداء وتدفق العمل.
• تقديم الترجمة الفورية والمكتوبة بين العربية والإنجليزية خلال الاجتماعات، والمكالمات، والمناسبات الرسمية.
• ترجمة المراسلات الرسمية، والتقارير، والعروض التقديمية، والعقود الإدارية بدقة واحترافية.
• مراجعة وتحرير المواد المترجمة لضمان الدقة اللغوية والمصطلحات المهنية الصحيحة.
• دعم الإدارة العليا في التواصل مع العملاء الدوليين والشركاء.
• أداء أي مهام أخرى يكلف بها الإدارة.

المؤهلات المطلوبة:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• حد أدنى من 3-5 سنوات من الخبرة كمدير مكتب أو مساعد تنفيذي.
• إجادة احترافية كاملة في العربية والإنجليزية (تحدثًا، كتابةً، وترجمة) - أمر مهم جدًا.
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على إدارة الوقت والتعامل مع مهام متعددة بكفاءة.
• مهارات حاسوبية ممتازة وإجادة في تطبيقات Microsoft Office - أمر مهم جدًا.
• مهارات تواصل قوية والقدرة على التعامل مع مستويات إدارية مختلفة.
• مستوى عالٍ من الاحترافية والسرية والحكم الجيد.
• استعداد للسفر ومرونة في ساعات العمل.

المهارات الشخصية (مهمة جدًا):

• منظم للغاية مع صفات قيادية قوية.
• قدرات قوية في حل المشكلات واتخاذ القرارات.
• اهتمام عالٍ بالتفاصيل والدقة.
• القدرة على العمل تحت الضغط وفي بيئة الفريق.
• القدرة على التعامل بشكل احترافي مع التنفيذيين الكبار وأصحاب المصلحة رفيعي المستوى.

انضم إلى صندوق الاستثمارات العامة (PIF) كمساعد تنفيذي!
يبحث صندوق الاستثمارات العامة عن مساعد تنفيذي مخلص لتقديم دعم شامل تنفيذي وإداري لفرق الإدارة العليا لدينا. تعتبر هذه الوظيفة حاسمة لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة مع تسهيل التواصل الفعال مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

المسؤوليات الرئيسية:

• تنفيذ المهام الإدارية بما في ذلك التScheduling، وإدارة المواعيد، وتنظيم ترتيبات السفر، والاحتفاظ بالسجلات.
• إعداد مواد الاجتماعات، والأجندات، والإحاطات، لضمان مناقشات منظمة ومتابعات في الوقت المناسب على عناصر العمل.
• صياغة ومراجعة وتدقيق المراسلات، والعروض التقديمية، وغيرها من الوثائق الحيوية لتتوافق مع المعايير التنظيمية.
• المساعدة في التخطيط وتتبع المشاريع الطارئة، مع ضمان الانتهاء في الوقت المناسب والتقارير الفعالة.
• تنسيق الاجتماعات في الموقع وخارجه وضمان توزيع المواد على المشاركين مسبقًا.
• جمع محاضر الاجتماعات لضمان توثيق دقيق للقرارات ونقاط العمل.
• دعم التخطيط والتنفيذ للفعاليات للندوات والمؤتمرات، مما يساهم في نجاح التجمعات.
• الحفاظ على السرية فيما يتعلق بالمعلومات الحساسة وتعزيز الثقة داخل عمليات صندوق الاستثمارات العامة.

المؤهلات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• 4+ سنوات من الخبرة في دور مشابه.
• الشهادات ذات الصلة مثل CAP وCEA أو PMP هي ميزة إضافية.

الكفاءات الشخصية:

• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة، قادرة على التأثير على أصحاب المصلحة.
• مهارات تنظيمية وإدارة مشاريع قوية.
• القدرة على التكيف مع احتياجات العمل المتغيرة وتحفيز الآخرين نحو الأهداف المشتركة.