Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تعلن مدرسة اليرموك الاهليه احمد سعيد القحطاني عن حاجتها لـ سكرتير للانضمام إلى فريقها في الظهران، المنطقة الشرقية. هذا الدور بدوام كامل ويتطلب خبرة تتراوح بين 0 إلى 1 سنة. يهدف شاغل الوظيفة إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير أو الإدارة، من خلال إدارة الوثائق والمكالمات الهاتفية والزوار، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية وتنظيم جدول الأعمال اليومي.

المسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات والوثائق بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، مع مراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب المعتمدة.
• إدارة المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة، بما في ذلك فرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الأطراف المعنية.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية، وتسجيلها، وتوزيعها على الأقسام أو الأفراد المعنيين داخل المدرسة.

المهام الإدارية والتنظيمية

• تنسيق وتنظيم الاجتماعات والمواعيد، بما في ذلك فحص طلبات الاجتماعات، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد الأوقات المناسبة، وتأمين قاعات الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال.
• إنشاء وصيانة أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم وميسر للوصول إليها عند الحاجة.
• تقديم الدعم الإداري العام للمدير أو الإدارة لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة وفعالية، والمساهمة في تنسيق المشاريع الأساسية.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح بين 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• القدرة على تدوين الملاحظات بسرعة ودقة.
• مهارات ممتازة في تنظيم وإدارة الوقت وتنسيق المهام المتعددة.
• إتقان استخدام برامج الحاسوب المكتبية الأساسية.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية فعالة باللغة العربية.

بيئة العمل

تُقدم هذه الوظيفة بدوام كامل ضمن بيئة عمل احترافية في مدرسة اليرموك الاهليه احمد سعيد القحطاني بمدينة الظهران، حيث ستعمل ضمن فريق إداري داعم لضمان تحقيق الأهداف المدرسية.

التقديم للوظيفة

ندعو المهتمين ممن تنطبق عليهم المتطلبات المذكورة أعلاه إلى تقديم طلباتهم للانضمام إلى فريق عمل مدرسة اليرموك الاهليه احمد سعيد القحطاني.