Secretary

نبذة عن الدور

تعلن شركة صالح مطر صالح الزهراني للصيانة والنظافة عن حاجتها لـ سكرتير للانضمام إلى فريقها في مكة المكرمة. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير أو الإدارة، بما يضمن سير العمليات اليومية بكفاءة وفعالية. يشمل ذلك إدارة الوثائق، تنظيم الاتصالات، وتنسيق الجداول والمشاريع الأساسية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة) ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، مع مراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الأطراف المعنية.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها على الأقسام المعنية.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات، وتحضير جداول الأعمال.
• إنشاء أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم ودقيق.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح بين سنتين إلى خمس سنوات في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• القدرة على التعامل مع المهام المتعددة وإدارة الأولويات بفعالية.
• إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, Outlook) أو ما يعادلها.

المهارات الأساسية

• مهارات ممتازة في الاتصال الشفهي والكتابي باللغة العربية.
• القدرة على تدوين الملاحظات بسرعة ودقة.
• مهارات تنظيمية وإدارية عالية، مع اهتمام بالتفاصيل.
• القدرة على إدارة الوقت وتنسيق الجداول بكفاءة.
• التعامل بلباقة واحترافية مع الزوار والمكالمات الهاتفية.

بيئة العمل

تتطلب الوظيفة التواجد في مقر الشركة بـ مكة المكرمة، وهي وظيفة بدوام كامل. سيعمل شاغل الوظيفة ضمن فريق داعم لتقديم أفضل مستويات الدعم الإداري.

معلومات إضافية

الراتب لهذه الوظيفة غير معلن وسيتم تحديده بناءً على الخبرة والمؤهلات خلال المقابلة الشخصية. ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه للتقديم.