Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تعلن شركة تكوين للصناعات المعدنية عن حاجتها لتوظيف سكرتير للانضمام إلى فريقها في مدينة جدة، بمنطقة مكة المكرمة. يهدف هذا الدور الحيوي إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير أو الإدارة، مما يضمن سير العمليات اليومية بسلاسة وكفاءة. يتولى شاغل الوظيفة مسؤولية كتابة الوثائق، وإدارة المكالمات الهاتفية والزوار، بالإضافة إلى المساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة جدول الأعمال.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات التي يتم إملاؤها بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، مع مراجعتها وتنسيقها بدقة وفقاً لمعايير المكتب المعتمدة.
• إدارة المكالمات الهاتفية الواردة من الموظفين والعملاء الخارجيين، بما في ذلك فرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الأقسام أو الأشخاص المعنيين.
• معالجة البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية، وتسجيلها، وتوزيعها على المستفيدين داخل الشركة.
• تنسيق الاجتماعات والمواعيد، بما يشمل فحص طلبات الاجتماعات، وتحديد أوقاتها، وتأمين قاعات الاجتماعات، وتحضير جداول الأعمال، وتنسيق جداول المشاركين.
• إنشاء وصيانة أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم وميسر للرجوع إليها.

المتطلبات الأساسية

• خبرة عملية تتراوح بين 2 إلى 5 سنوات في دور سكرتارية أو دعم إداري مماثل.
• القدرة على العمل بدوام كامل.

المهارات والكفاءات

• إتقان مهارات الكتابة السريعة (الاختزال) والقدرة على تحرير الوثائق بدقة.
• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة، مع القدرة على إدارة الوقت وتحديد الأولويات بفعالية.
• مهارات تواصل قوية، شفهية وكتابية، للتعامل مع الموظفين والعملاء والزوار.
• القدرة على التعامل مع أنظمة حفظ الملفات والسجلات بكفاءة.
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة في إنجاز المهام.

موقع العمل ونوعه

تتوفر هذه الوظيفة بنظام الدوام الكامل في مدينة جدة، بمنطقة مكة المكرمة، ضمن بيئة عمل احترافية وداعمة في شركة تكوين للصناعات المعدنية.

معلومات إضافية

تُعد هذه فرصة للانضمام إلى فريق عمل ملتزم وتقديم مساهمة قيمة في دعم العمليات الإدارية للشركة. لم يتم الكشف عن تفاصيل الراتب لهذه الوظيفة.