Secretary

نبذة عن الدور

يبحث مصنع القمه للاثاث والديكورات الخشبيه عن سكرتير للانضمام إلى فريق العمل في جدة، مكة المكرمة. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم الدعم الإداري للمدير أو الإدارة من خلال إدارة الوثائق والمكالمات والزوار، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية وجدولة المواعيد.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات المكتوبة بطريقة الاختزال، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على أسئلة المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات، وتحضير جدول الأعمال.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وحفظ جميع المستندات بشكل منتظم.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح من 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• القدرة على كتابة الوثائق وإدارة المهام الإدارية بكفاءة.
• مهارات تنظيمية وجدولة ممتازة.

المهارات المطلوبة

• مهارات تواصل شفهي وكتابي قوية.
• القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية والزوار بمهنية.
• إتقان استخدام برامج الحاسوب المكتبية.
• القدرة على إدارة الوقت وتحديد الأولويات.

بيئة العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل في مصنع القمه للاثاث والديكورات الخشبيه بمدينة جدة، مكة المكرمة. يتطلب الدور العمل ضمن فريق لتقديم الدعم الإداري الفعال.

معلومات إضافية

الراتب الخاص بهذا الدور سيتم تحديده ومناقشته خلال عملية التوظيف.