Secretary

نبذة عن الدور

تبحث شركة تراب لمكافحة الحشرات وصيانة الحدائق عن سكرتير للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري للمدير أو الإدارة من خلال إدارة الوثائق والمكالمات الهاتفية والزوار، بالإضافة إلى المساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة جداول الأعمال.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات المكتوبة بسرعة (الاختزال)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين، وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات، وتحضير جدول الأعمال.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم.

المؤهلات والخبرات

• خبرة تتراوح بين 0-1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• القدرة على التعامل مع المهام الإدارية المتعددة بكفاءة.

المهارات المطلوبة

• مهارات ممتازة في الكتابة والتدوين السريع.
• قدرة عالية على التنظيم وإدارة الوقت.
• مهارات تواصل قوية ولباقة في التعامل مع المكالمات والزوار.
• إتقان استخدام برامج الحاسوب المكتبية.

نوع الوظيفة

هذه الوظيفة بدوام كامل.

معلومات إضافية

الراتب سيتم تحديده بناءً على الخبرة والمؤهلات بعد المقابلة.