Administrative Assistant📣 Job Ad

نبذة عن الوظيفة

تبحث جمعية البر بمكة المكرمة عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقها في مكة المكرمة. يركز هذا الدور بدوام كامل على دعم الرئيس المباشر في تنفيذ القرارات والتنظيم الإداري، بالإضافة إلى تنسيق وتشغيل الأصول العقارية. يتضمن العمل متابعة ميدانية وإدارية للملفات، العقود، والخدمات المساندة المرتبطة بالأصول، وهو مناسب للمرشحين ذوي الخبرة من 0 إلى 1 سنة.

المهام والمسؤوليات الإدارية

• تنسيق اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات الوحدة التنظيمية، وتدوين محاضرها وطباعتها وتوزيعها على الأطراف المعنية.
• الرد على المكالمات والاستفسارات الواردة بكفاءة ومهنية.
• فتح وفرز البريد الورقي والإلكتروني، وتوزيعه أو الرد عليه وفق توجيهات الرئيس المباشر.
• متابعة تنفيذ القرارات والتعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر لضمان سير العمل بفعالية.
• تنظيم الملفات وحفظ المعاملات والعناية بالسجلات بأسلوب منظم يسهل الرجوع إليه عند الحاجة.

مهام إدارة ومتابعة الأصول العقارية

• المشاركة في حصر وجرد وتحديث قاعدة بيانات الأصول العقارية، وحفظ وتنظيم العقود والوثائق الرسمية الخاصة بها.
• التنسيق مع الجهات الحكومية، البلديات، وشركات الخدمات (الكهرباء، المياه، الاتصالات) لإنجاز المعاملات ومتابعة إصدار وتجديد التراخيص.
• التنسيق مع شركات التشغيل والحراسة والصيانة، ومتابعة تنفيذ أعمال الصيانة الدورية والطارئة بالتعاون مع إدارة الخدمات المساندة.
• استقبال طلبات واستفسارات المستثمرين والمستأجرين، ومتابعة التزامهم بالعقود والاشتراطات.
• إعداد ورفع التقارير الدورية عن حالة الأصول ونسب الإشغال ومؤشرات الأداء إلى الرئيس المباشر.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة تتراوح بين 0 إلى 1 سنة في مجال إداري أو ذي صلة.
• إتقان المهام الإدارية والتنظيمية.
• القدرة على المتابعة الميدانية والإدارية للملفات والعقود.

المهارات والكفاءات

• مهارات تنظيمية عالية وقدرة على إدارة الوقت.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.
• دقة واهتمام بالتفاصيل في حفظ السجلات والوثائق.
• القدرة على التنسيق الفعال مع الأطراف الداخلية والخارجية.

تفاصيل إضافية

هذه الوظيفة بدوام كامل ومقرها في مكة المكرمة. لم يتم الإفصاح عن تفاصيل الراتب في الوقت الحالي.