Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الوظيفة

تبحث مؤسسة عماد ابراهيم الفت حلواني لتقديم الوجبات عن سكرتير للانضمام إلى فريقها في المدينة المنورة. يمثل هذا الدور فرصة للمرشحين ذوي الخبرة التي تتراوح بين 0 إلى 1 سنة لتقديم الدعم الإداري الأساسي. الوظيفة متاحة بنظام الدوام الكامل، وتهدف إلى تعزيز الكفاءة التشغيلية للمؤسسة من خلال دعم المهام الإدارية اليومية.

الهدف من الدور

يتمثل الهدف الرئيسي لهذا الدور في تقديم دعم إداري شامل للمدير أو الإدارة العليا. يشمل ذلك إدارة الاتصالات الداخلية والخارجية، وتنظيم الوثائق، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية. يساهم السكرتير في ضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة وفعالية، مما يدعم الأهداف التشغيلية للمؤسسة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات بطريقة الاختزال، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية والإجابة على أسئلة المتصلين وتحويل المكالمات.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات وتحضير جدول الأعمال.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وحفظ جميع المستندات بشكل منتظم.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

يتطلب هذا الدور خبرة عملية تتراوح بين 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري. يجب أن يكون المرشح قادراً على أداء المهام الإدارية بكفاءة ودقة، مع امتلاك مهارات تنظيمية وتواصل ممتازة.

بيئة العمل

يعمل شاغل الوظيفة بنظام الدوام الكامل ضمن بيئة مكتبية في المدينة المنورة. يتطلب الدور التواجد المنتظم في مقر المؤسسة لدعم العمليات اليومية وتقديم المساعدة الإدارية اللازمة.

معلومات إضافية

هذه فرصة للانضمام إلى مؤسسة عماد ابراهيم الفت حلواني لتقديم الوجبات في المدينة المنورة. لم يتم الكشف عن تفاصيل الراتب لهذه الوظيفة.