Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الوظيفة

تبحث مؤسسة ركن نقاء الماء التجارية عن سكرتير مؤهل للانضمام إلى فريقها في نجران. يتطلب هذا الدور، بدوام كامل، خبرة عملية تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري. يهدف شاغل الوظيفة إلى تقديم دعم إداري فعال للمدير أو الإدارة، مما يضمن سير العمل المكتبي بسلاسة وكفاءة.

الهدف من الدور

يركز هذا الدور على دعم العمليات اليومية للمؤسسة من خلال إدارة المهام الإدارية والمكتبية المتنوعة. يشمل ذلك تنظيم الوثائق والمراسلات، وإدارة الاتصالات الداخلية والخارجية، وتنسيق الجداول الزمنية والاجتماعات، بالإضافة إلى المساعدة في تنظيم المشاريع الأساسية لضمان تحقيق الأهداف التشغيلية.

المسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات المكتوبة بطريقة الاختزال ونسخها، ومراجعة وتنسيق المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات وفقاً للمعايير المكتبية المعتمدة.
• تلقي المكالمات الهاتفية وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الأطراف المعنية.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها على الأقسام المعنية.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال.
• إنشاء وصيانة أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات، وضمان تنظيم جميع المستندات وحفظها بشكل منهجي وآمن.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة مع القدرة على تحديد الأولويات وإدارة الوقت بفعالية.
• إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, Outlook) والقدرة على التعامل مع الأنظمة المكتبية.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية باللغة العربية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.

بيئة العمل

تتمثل بيئة العمل في مكتب مؤسسة ركن نقاء الماء التجارية بمدينة نجران. الوظيفة بدوام كامل وتتطلب التواجد في المكتب خلال ساعات العمل الرسمية لتقديم الدعم الإداري المطلوب.

تقديم الطلبات

ندعو المهتمين والذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه لتقديم طلباتهم. سيتم التواصل مع المرشحين المؤهلين لإجراء المقابلات بعد مراجعة الطلبات.