Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة اغيد للتشغيل والصيانة شخص واحد قابضة عن سكرتير للانضمام إلى فريقها في الرياض. هذا الدور بدوام كامل يهدف إلى تقديم الدعم الإداري الفعال لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة وكفاءة ضمن بيئة عمل منظمة.

الغرض من الوظيفة

يقوم السكرتير بتقديم الدعم المباشر للمدير أو الإدارة من خلال مجموعة من المهام الإدارية الأساسية. يشمل ذلك إعداد الوثائق، وإدارة الاتصالات الهاتفية والتعامل مع الزوار، والمساهمة في تنسيق المشاريع، بالإضافة إلى تنظيم وإدارة جداول الأعمال لضمان التنظيم الفعال للوقت والموارد.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات المكتوبة بطريقة الاختزال، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ثم مراجعتها وتنسيقها بما يتوافق مع معايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية الواردة من الموظفين والعملاء الخارجيين، وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الأطراف المعنية.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها على الأقسام المعنية.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال.
• إنشاء وصيانة أنظمة لحفظ الملفات والسجلات، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم وسهل الوصول إليه.

المؤهلات والخبرة المطلوبة

يتطلب هذا الدور خبرة عملية تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري، مع القدرة على أداء المهام المذكورة بكفاءة.

تفاصيل العمل

مكان العمل هو الرياض، المملكة العربية السعودية. الوظيفة بدوام كامل.

التقديم

ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه إلى تقديم طلباتهم لهذه الفرصة.