Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة نجوم النغم للإنتاج الإعلامي المرئي والمسموع عن سكرتير/ة للانضمام إلى فريقها في الرياض. يمثل هذا الدور فرصة للمساهمة في دعم العمليات الإدارية اليومية للشركة، وهو متاح بنظام الدوام الكامل.

الغرض من الوظيفة

يهدف شاغل هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير أو الإدارة، وذلك من خلال إدارة الوثائق والمراسلات، وتنظيم الاتصالات الهاتفية والتعامل مع الزوار. كما يساهم السكرتير/ة في تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة جداول الأعمال لضمان سير العمل بكفاءة وفعالية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات بطريقة الاختزال، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ثم مراجعتها وتنسيقها وفقاً للمعايير المكتبية المعتمدة.
• تلقي المكالمات الهاتفية الواردة من الموظفين والعملاء الخارجيين، وفرزها وتوجيهها، بالإضافة إلى استلام الرسائل الهاتفية والإجابة على استفسارات المتصلين وتحويل المكالمات إلى الأطراف المعنية.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية، وتسجيلها، وتوزيعها على الأقسام أو الأفراد المعنيين.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات، وتحضير جداول الأعمال اللازمة.
• إنشاء أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم ودقيق لسهولة الرجوع إليها.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح من 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.

تفاصيل العمل

تتوفر هذه الوظيفة بنظام الدوام الكامل في مدينة الرياض. لم يتم الإفصاح عن تفاصيل الراتب في الوقت الحالي.

تقديم الطلبات

ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه إلى تقديم طلباتهم للنظر فيها.