Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة د قلوب العالمية للمقاولات عن سكرتير للانضمام إلى فريقها في الرياض. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تنظيم وإدارة الأعمال الإدارية واليومية للمكتب لضمان سير العمل بكفاءة وسلاسة، وتسهيل التواصل بين الإدارة والعملاء أو الأقسام الأخرى. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين سنتين إلى خمس سنوات في مجال السكرتارية أو الإدارة المكتبية.

الغرض من الوظيفة

يتمثل الغرض الأساسي لهذه الوظيفة في دعم العمليات الإدارية اليومية للمكتب، مما يضمن تنظيمًا فعالًا وسلاسة في سير العمل. يشمل ذلك إدارة المهام المكتبية المتنوعة وتوفير الدعم اللازم للإدارة، بالإضافة إلى تعزيز قنوات الاتصال الداخلية والخارجية لضمان تدفق المعلومات بكفاءة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• استقبال الزوار والعملاء وتوجيههم إلى الشخص أو القسم المختص.
• تنظيم وحفظ الملفات والسجلات، سواء الورقية أو الإلكترونية، بطريقة آمنة وسهلة الاسترجاع.
• استقبال المكالمات الهاتفية والرسائل الإلكترونية والرد عليها أو تحويلها إلى المسؤولين المعنيين.
• إدارة جدول المواعيد والاجتماعات وتوفير التذكيرات الدورية.
• إعداد وتنسيق المراسلات والخطابات والتقارير الإدارية اليومية أو الأسبوعية.
• حجز قاعات الاجتماعات وترتيب المستلزمات الضرورية لها.
• متابعة المخزون الإداري من الأدوات المكتبية والقرطاسية وتقديم طلبات الشراء عند الحاجة.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح بين سنتين إلى خمس سنوات في مجال السكرتارية أو الأعمال الإدارية.
• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة.
• القدرة على التعامل مع المهام المتعددة وإدارة الوقت بفعالية.
• مهارات تواصل كتابي وشفوي قوية.
• إتقان استخدام برامج الحاسوب المكتبية (مثل Microsoft Office).

موقع العمل ونوعه

هذه الوظيفة بدوام كامل ومقرها في مدينة الرياض، المملكة العربية السعودية. يتطلب الدور التواجد في المكتب خلال ساعات العمل الرسمية لدعم العمليات اليومية.

التقديم

ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه إلى تقديم طلباتهم للنظر فيها.