سكرتير

المهام والمسؤوليات:

• إدارة وتنسيق جدول المواعيد والاجتماعات .

• استقبال المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى الجهات المعنية.

• إعداد وكتابة المراسلات الرسمية والتقارير والعروض التقديمية.

• تنظيم وأرشفة الملفات والوثائق بطريقة منظمة وسرية.

• استقبال الزوار وتقديم الضيافة وتنظيم مواععهم.

• تنظيم وحجز السفر والتنقلات عند الحاجة.

• التأكد من توفر المستلزمات المكتبية وتنظيم الطلبات اللازمة.

• إعداد محاضر الاجتماعات وتوزيعها على الأطراف المعنية.

• أداء أي مهام أخرى يكلف بها من قبل المدير المباشر.

المؤهلات المطلوبة:

• شهادة دبلوم  في الإدارة، السكرتارية، أو أي تخصص ذي صلة.

• إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

• مهارات تواصل قوية.

• القدرة على تنظيم الوقت والالتزام بالمواعيد.

• مهارات عالية في التعامل مع الآخرين وسرية في العمل.

• مهارات اللغة الأنجليوية تحدث وكاتبه.

مطلب لدى شركة ضاري البسام للمحاماة والاستشارات القانونية ، سكرتير /هـ للعمل عن بعد (عمل مؤقت) او دوام جزئي (عمل مؤقت) في مدينة الخبر ، والمهارات المطلوبة كالآتي :

المهارات الأساسية
١- إدارة الوقت: تنظيم المواعيد والمهام بكفاءة.
٢- التواصل الفعّال: مهارات كتابية وشفوية قوية باللغتين العربية والإنجليزية، خاصة في الكتابة الرسمية.

المهارات التقنية
١- إتقان برامج المكتب: مثلMicrosoft Office Word), Excel, PowerPoint) وGoogle Workspace .
٢- إدارة البريد الإلكتروني: تنظيم وإدارة البريد الإلكتروني بشكل فعّال، مع القدرة على استخدام أدوات مثل Outlook.
٣- استخدام أدوات التعاون :مثل Microsoft Teams، Slack، Trello، أو Asana.

المهارات التنظيمية
١- تنسيق الوثائق: القدرة على تنظيم الملفات والمستندات بطريقة احترافية ، مع معرفة بأساليب الأرشفة الرقمية.
٢- إعداد التقارير: كتابة تقارير دقيقة ومفيدة، مع القدرة على تحليل البيانات.
٣- إدارة المشاريع: متابعة تقدم المشاريع وضمان تلبية المواعيد النهائية.

المهارات الشخصية
١- المرونة: القدرة على التكيف مع التغيرات والضغوط.
٢- الاهتمام بالتفاصيل: دقة في العمل وحرص على تقديم جودة عالية.
٣- القدرة على العمل المستقل: إنجاز المهام دون إشراف مباشر(المبادرة)، مع مهارات تنظيمية قوية.

مهارات إضافية
١- مهارات البحث: القدرة على البحث عن المعلومات اللازمة بسرعة.
٢- السمات الثقافية: احترام العادات والتقاليد المحلية، وقدرة على التعامل مع مجموعة متنوعة من الأشخاص.

مهارات إضافية مميزة
١- المعرفة بالتسويق الرقمي: فهم أساسيات التسويق الرقمي ووسائل التواصل الاجتماعي.