مساعد شخصي

مطلوب سكرتير للعمل في شركة مرموقة، يتميز بمهارات تنظيمية عالية وإتقان للغة الإنجليزية. المهام الرئيسية تشمل: تنسيق المواعيد والاجتماعات، إدارة المراسلات والمكالمات، إعداد التقارير والعروض التقديمية، وأرشفة الملفات والمستندات. يشترط إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس والقدرة على العمل تحت الضغط مع الالتزام بالمواعيد النهائية.

• تقديم دعم تنفيذي شامل بشكل خاص لإدارة الجداول الزمنية والأنشطة اليومية وتنسيق جميع المراسلات التجارية والشخصية.
• التفاعل مع القيادة التنفيذية للمجموعة والقسم وفريق الإدارة العليا داخليًا، ومع العملاء / الشركاء خارجيًا بطريقة مهنية وفعالة.
• تقديم المساعدة في جدولة الاجتماعات والمواعيد، وصيانة الملفات والسجلات، وتحديث البيانات وإعداد المراسلات المختلفة والتقارير التجارية ومواد العروض.
• إدارة السفر، بما في ذلك لوجستيات الجداول الزمنية، وزيارات العملاء، وجولات القيادة، وترتيبات الفنادق. تأكد من أن جميع مستندات السفر صالحة مثل جواز السفر، والتأشيرة (محلية وخارجية).
• تولي القيادة في إدارة المشاريع وتنفيذ الفعاليات المؤسسية التي يحضرها فريق الإدارة التنفيذية للمجموعة، وفريق القيادة التنفيذية للقسم (ELT) وفريق الإدارة القسمي؛ بما في ذلك وظائف الموظفين والإحاطات التجارية.
• تنسيق الفعاليات الخاصة بالشركة للتأكد من أنها تسير بسلاسة ونجاح بما في ذلك إعداد العروض التقديمية، وإدارة الموقع، واختيار القوائم، والإقامة، والنقل.

• يفضل أن يكون لديك درجة في إدارة الأعمال / الإدارة أو أي تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في دور مساعد على مستوى C-Suite، وتقديم الدعم الإداري والكتابي لمدير تنفيذي أو مجموعة من كبار المديرين في بيئة سريعة الحركة.
• معرفة واسعة بمنظمة متعددة الثقافات، ومعرفة من هم الأشخاص الرئيسيون (كلاً من الخارجيين والداخليين) والقدرة على فهم أهداف المنظمة وغاياتها.
• لديه حس تجاري قوي ويمكنه تفسير الأولويات واتخاذ قرارات سليمة عند الحاجة.
• مهارات تنظيمية قوية، واهتمام بالتفاصيل، والقدرة على التعامل مع أولويات متعددة.
• القدرة على إظهار مهارات القراءة والكتابة والحساب الجيدة المطلوبة للدور.
• امتلاك مؤهل معترف به في الكتابة السريعة والدقة.
• امتلاك مهارات قوية في استخدام الكمبيوتر بما في ذلك الكفاءة في تطبيقات MS Outlook وWord وExcel وPower Point والقدرة على تعلم التطبيقات البرمجية الجديدة.
• أداء أعمال كتابية أو إدارية متقدمة تتطلب مهارات ممتازة في التواصل والتنسيق.