مساعد إداري📣 إعلان

المسمى الوظيفي: مساعد إداري
الهدف من الوظيفة:

تقديم الدعم الإداري والفني للإدارة والفريق، والمساهمة في تنظيم سير العمل اليومي وضمان فعالية العمليات المكتبية.

المهام والمسؤوليات:

إدارة المراسلات البريدية والإلكترونية والرد على الاستفسارات العامة.

تنظيم المواعيد والاجتماعات وجدولة المواعيد المهمة للإدارة.

إعداد وكتابة التقارير والمراسلات الرسمية.

حفظ وتنظيم الملفات والسجلات الإدارية والوثائق الرسمية.

التعامل مع الهاتف والاستقبال وتوجيه المكالمات والزوار.

متابعة طلبات ومشتريات المكتب واللوازم الإدارية.

تقديم الدعم في تنظيم الفعاليات والاجتماعات الداخلية والخارجية.

المساعدة في إعداد الجداول الزمنية وتقارير الأداء.

تنفيذ أي مهام إدارية أخرى يكلف بها من قبل الإدارة.

المؤهلات والمهارات:

شهادة الثانوية العامة أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة (يفضل).

خبرة سابقة في مجال الإدارة أو المكاتب.

مهارات تنظيمية وإدارة الوقت بكفاءة.

القدرة على التعامل مع برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

مهارات تواصل قوية كتابيًا وشفويًا.

الالتزام بالمهنية والدقة والسرية في العمل.

الصفات الشخصية:

قدرة على العمل ضمن فريق.

مرونة في التعامل مع المهام المتعددة.

مبادرة وحل المشكلات بفعالية.

الاهتمام بالتفاصيل والدقة.

• خدمة العملاء:
  • ترحيب بالزوار وتوجيههم إلى الموظفين المناسبين.
  • تسجيل الطلاب الذين يزورون المكتب أو يتصلون عبر الهاتف في نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بـ IDP.
  • الإجابة على المكالمات الواردة وإعادة توجيهها.
  • مراقبة حساب البريد الإلكتروني للمكتب وتوزيع الرسائل حسب الحاجة.
• دعم العمليات:
  • مساعدة المستشارين في طلبات الالتحاق بالجامعات.
  • الرد على استفسارات الطلاب عبر الهاتف أو واتساب.
  • المساعدة في التخطيط والتحضير للاجتماعات والمؤتمرات.
  • إعداد المواد التسويقية للفعاليات.
• الإدارة:
  • الحفاظ على نسخ محدثة من الإجراءات والقوالب.
  • ترتيب استلام الطرود والبريد.
  • المساعدة في المهام الإدارية كما هو موجه.

• المساعدة في تخطيط المشاريع والجدولة والتوثيق.
• الحفاظ على ملفات المشاريع والتقارير والمراسلات.
• تنسيق الاجتماعات، وإعداد المحاضر، وتتبع عناصر العمل.
• دعم مديري المشاريع في الميزانية وإعداد تقارير التقدم.
• ضمان الامتثال لإجراءات الشركة ومعايير المشروع.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المشاريع أو مجال ذي صلة.
• خبرة في الدعم الإداري أو المشاريع.
• مهارات تنظيمية وتواصل قوية.
• إجادة استخدام MS Office وأدوات إدارة المشاريع.