سكرتير تنفيذي📣 إعلان

نظرة عامة على الدور
كأمين تنفيذي في نسما وشركاؤها، ستلعب دورًا أساسيًا في مساعدة رئيس القسم والموظفين في جميع العمليات المكتبية والأنشطة الإدارية. تشمل مسؤولياتك الحفاظ على المستندات المهمة والتعامل مع المعلومات السرية لضمان سير العمليات التجارية في الوقت المحدد وبدقة وفقًا لسياسات الشركة.

المسؤوليات الرئيسية

• تسهيل التواصل السلس من خلال الإشراف على المراسلات وإدارة المكالمات لتعزيز كفاءة سير العمل على المستوى التنفيذي.
• إظهار سلوك مهني عند التعامل مع المكالمات وترحيب الزوار.
• كتابة الرسائل الإلكترونية والرسائل لمناسبات وإعلانات مختلفة، مع ضمان المهنية في جميع الاتصالات.
• تنسيق الاجتماعات بكفاءة، والتعامل مع جميع الترتيبات الإدارية واللوجستية.
• التقاط وتوزيع محاضر الاجتماعات والأجندة لتعزيز الشفافية في الفريق.
• التعاون عن كثب مع التنفيذيين لتقديم الدعم والرؤى الاستراتيجية.
• التعامل مع المعلومات السرية بحذر، مما يعزز الثقة والموثوقية.
• تنسيق وتنفيذ المشاريع الخاصة للمساهمة في الأهداف التنظيمية.
• تنظيم أحداث على المستوى التنفيذي، مع إظهار اهتمام دقيق بالتفاصيل.

المؤهلات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• 46 سنوات من الخبرة ذات الصلة في أدوار مماثلة.
• إجادة اللغة الإنجليزية؛ المعرفة باللغة العربية مفضلة.

المهارات المطلوبة

• المساعدة الإدارية وترتيب المهام
• السرية وخصوصية البيانات
• تنسيق الاجتماعات والفعاليات
• مهارات الاتصال القوية والتركيز على العملاء
• القدرة على تعزيز الابتكار وضمان المساءلة

انضم إلى فريقنا كأمين تنفيذي!

تبحث مجموعة خليفة القصيبي الاستثمارية (KAI) عن أمين تنفيذي منظم للغاية واستباقي للانضمام إلى فريقنا في الدمام، الشرقية في السعودية. إذا كنت شغوفًا بدعم التنفيذيين، وإدارة المهام الإدارية الحيوية، والحفاظ على سير العمليات المكتبية بسلاسة، سيسعدنا سماع منك.

المسؤوليات الرئيسية:

• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وإدارتها بمهنية وكفاءة.
• تنظيم وتخزين واسترجاع الوثائق والسجلات والتقارير الخاصة بالشركة.
• تحية ومساعدة الزوار في الموقع، والتأكد من توفير بيئة ترحيبية ومهنية.
• ترتيب السفر والإقامة للتنفيذيين، مع الحفاظ على جداول دقيقة.
• تقديم الدعم الإداري العام للتنفيذيين والتأكد من تحقيق الجداول اليومية.

المتطلبات:

• متحدث باللغة العربية مع إجادة قوية للغة الإنجليزية (شفهيًا وكتابيًا).
• درجة البكالوريوس أو دبلوم في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• حد أدنى من عامين من الخبرة في دور مساعد تنفيذي أو سكرتير.
• مهارات حاسوبية قوية، مع القدرة على استخدام برامج معالجة الكلمات وبرامج المكتب بفعالية.
• مهارات تنظيمية وإدارة الوقت والتواصل ممتازة.

انضم إلى بيئة سريعة الوتيرة وتعاونية حيث ستحدث مهاراتك واحترافك فرقًا.

حول الوظيفة: سيقوم السكرتير التنفيذي بجميع المهام الإدارية والكتابية لدعم المسؤول القانوني الرئيسي (CLO). يتضمن ذلك تنسيق الاتصالات الرسمية، وتنظيم الاجتماعات والمواعيد، وإدارة المراسلات والمستندات. تضمن هذه الوظيفة كفاءة عالية وسرية صارمة في العمليات.

المسؤوليات والواجبات الرئيسية:

• تنظيم جدول CLO وتنسيق الاجتماعات والمواعيد الرسمية.
• استقبال الزوار والوفود، وتنسيق إجراءات الاستقبال.
• صياغة وإعداد الرسائل الرسمية والمراسلات باللغتين العربية والإنجليزية.
• تنظيم وحفظ المستندات بأمان وفقًا لسياسات الاحتفاظ بمعلومات الشركة.
• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية والمراسلات الصادرة عن CLO.
• تنسيق ترتيبات السفر والحجوزات لـ CLO.
• إعداد محاضر الاجتماعات والمتابعة بشأن القرارات والتوصيات.
• التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك البريد الرسمي.
• أداء مهام إدارية أخرى حسب الحاجة.

المؤهلات والمتطلبات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الدراسات السكرتارية أو المالية أو القانون.
• حد أدنى من 523 سنوات في الأقسام القانونية.
• إجادة استخدام الكمبيوتر وتطبيقات Microsoft Office.
• إجادة متقدمة في العربية والإنجليزية (محادثة وكتابة).
• مهارات تواصل وتنظيم وتفاعل ممتازة.
• التزام قوي بالسرية والاحترافية.
• القدرة على إعداد عروض تقديمية احترافية وعرضيات مكتبية أساسية.

المهارات السلوكية المطلوبة:

• الدقة والالتزام بالمواعيد النهائية.
• التهذيب والاحتراف في التفاعلات.
• القدرة على العمل تحت الضغط.
• الاهتمام بالتفاصيل ومهارات إدارة الوقت القوية.