مساعد إداري

ملخص الوظيفة

يعمل موظف الاستقبال كنقطة الاتصال الأولى للزوار والمتصلين، مما يضمن بيئة احترافية وترحيبية. توفر هذه الوظيفة دعمًا على مكتب الاستقبال والمساعدة الإدارية للحفاظ على سير العمليات المكتبية بسلاسة.

المسؤوليات الرئيسية

• تحية ومساعدة الزوار بطريقة مهذبة واحترافية.
• الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها بسرعة وبدقة.
• إدارة سجلات الزوار وضمان الامتثال لبروتوكولات الأمان.
• تنسيق حجوزات غرف الاجتماعات والحفاظ على منطقة استقبال مرتبة.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر والتسليمات.
• تقديم الدعم الإداري، بما في ذلك إعداد الوثائق والأرشفة.
• المساعدة في الجدولة وإدارة التقويم حسب الحاجة.
• التواصل مع الأقسام الداخلية لخدمات المكتب وطلبات الصيانة.

المؤهلات

• درجة بكاليوس معادلة: شهادة إضافية في إدارة المكاتب هي ميزة.
• تجربة سابقة في دور موظف استقبال أو إداري مفضل.
• إجادة مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وOutlook).
• مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي.

المهارات والكفاءات

• سلوك احترافي وتوجه نحو خدمة العملاء.
• القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات في بيئة سريعة.
• الاهتمام بالتفاصيل ومهارات تنظيمية.
• السرية وال discretion عند التعامل مع المعلومات الحساسة.

ملاحظات إضافية

• قد تتطلب هذه الوظيفة دعمًا عرضيًا لفعاليات المكتب ومهام التنسيق.
• سيتم توفير التدريب والتوجيه من قبل المدير المعني بالتوظيف.