وظائف مساعد إداري في الدمام

• تنفيذ التعليمات الإدارية الواردة من الرئيس المباشر ومتابعة قراراته.
• فتح البريد الورقي والرد على البريد الإلكتروني وفقًا لتوجيهات الرئيس المباشر.
• إنجاز أعمال الطباعة والرد على استفسارات المكالمات الهاتفية وتنظيم الملفات.
• حفظ المعاملات بطريقة تسهل الوصول إليها.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر وتدوين محاضرها.

• البكالوريوس في اللغة الإنجليزية أو الإدارة العامة أو إدارة الأعمال أو نظم المعلومات الإدارية أو الإدارة المكتبية.

• القدرة على التعاون والعمل ضمن فريق.
• إجادة استخدام جداول الإكسل.
• إجادة اللغة الإنجليزية والعربية.

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر.
• فتح وفرز البريد وتوزيعه والتعامل مع البريد الإلكتروني.
• إنجاز عمليات الطباعة والرد على المكالمات الهاتفية.
• تنظيم ملفات العمل والاحتفاظ بها باستمرار.
• تنسيق وتنظيم الاجتماعات وتوثيق محاضرها.

• خبرة عملية لا تقل عن 5 سنوات.
• درجة البكالوريوس في أحد التخصصات التالية: الموارد البشرية، إدارة الأعمال، نظم المعلومات الإدارية، التسويق، السكرتارية التنفيذية.
• يفضل شهادات مثل HRD، SPHR-CA، HRMC، CFA.
• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية، وإجادة لغات أخرى مثل الفرنسية والإسبانية تعتبر ميزة.

• خدمة العملاء، استخدام برمجيات إدارة البريد الإلكتروني، مهارات الكتابة والطباعة.
• المسؤولية وإدارة العمل.
• جدولة وتنظيم الاجتماعات.

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تنفيذ القرارات الإدارية.
• فتح وفرز البريد الورقي وتوزيعه على المعنيين والرد على البريد الإلكتروني.
• إنجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية وتنظيم الملفات الخاصة.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر وتدوين وتوثيق محاضرها.

• البكالوريوس في الموارد البشرية، إدارة الأعمال، نظم المعلومات الإدارية، التسويق، أو السكرتارية التنفيذية.
• شهادات مهنية مثل CCNA، HRD، SPHR-CA، وغيرها تعتبر مفضلة.
• إجادة اللغة العربية والانجليزية.

• خدمة العملاء، برمجيات إدارة البريد الإلكتروني، الكتابة، تحديد الاجتماعات، وتحمل المسؤولية.

مطلوب مساعد إداري للعمل في شركة مرموقة، حيث يتطلب من المرشح المثالي أن يكون لديه خبرة لا تقل عن سنتين في مجال الدعم الإداري مع إجادة تامة للغتين العربية والإنجليزية. يجب أن يتمتع المرشح بمهارات تنظيمية عالية وقدرة على العمل تحت الضغط مع إتقان برامج مايكروسوفت أوفيس. المهام الرئيسية: • تنظيم وتنسيق المواعيد والاجتماعات وجداول الأعمال • إعداد وتنسيق التقارير والمراسلات الرسمية • إدارة المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني • حفظ وتنظيم الملفات والوثائق • متابعة المعاملات الإدارية المختلفة • تقديم الدعم اللوجستي للفعاليات والاجتماعات • التنسيق مع الأقسام المختلفة داخل المؤسسة

• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر.
• تنظيم أعمال البريد والمواعيد اليومية.
• إنجاز الأعمال الإدارية المتعلقة بسير العمل.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر.

• تنفيذ التعليمات الإدارية ومتابعة القرارات.
• فتح وفرز البريد وتوزيعه.
• إنجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات.
• تنظيم الملفات وحفظ المعاملات.
• تدوين وتوثيق محاضر الاجتماعات.

• تقديم الدعم العام للزوار والعمل كنقطة اتصال للموقع.
• المساعدة في مسح وصيانة أوامر العمل والمستندات.
• إنشاء وإدارة أوامر الشراء للمنشأة.
• صيانة وطلب مستلزمات المكتب.
• تحضير ونشر المعلومات على لوحات التواصل.
• توليد تقارير دورية للإدارات.
• إدارة إدخالات الوقت باستخدام Kronos.
• تنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك تذاكر الطيران وحجوزات الفنادق.
• تقديم ومراجعة تقارير النفقات بالتنسيق مع قسم الحسابات.
• المساعدة في جدولة المواعيد والمقابلات.
• إرشاد عمال النظافة في المهام اليومية.
• التعامل مع تسليم الوثائق والطرود من خلال خدمات التوصيل.
• الامتثال لجميع سياسات وإجراءات HSE في NOV.

• درجة البكالوريوس أو ما يعادلها من الخبرة في الدعم الإداري أو كموظف استقبال.
• 23 سنوات من الخبرة ذات الصلة.
• إجادة مجموعة Microsoft Office.
• مهارات قوية في التواصل الشفهي والمكتوب.
• متعلم سريع متحمس لتولي تحديات جديدة.

• ضمان الالتزام بمعايير السلامة مع APQ والمعايير المحلية.
• إدارة تقاويم قيادة الموقع وترتيب الاجتماعات.
• المساعدة في إعداد التقارير والمراسلات باستخدام Excel وPowerPoint وWord.
• استخدام SAP لإدارة السفر وطلبات الشراء.
• الإشراف على احتياجات سيارات الشركة بما في ذلك التزويد بالوقود والتنظيف والصيانة.
• التنسيق مع مكتب العلاقات الحكومية للحفاظ على مستندات الموظفين.
• الإشراف على صيانة الموقع لضمان بيئة نظيفة وآمنة.

• المساعدة في استقبال الزوار والمهام ذات الصلة، بما في ذلك إدارة المكالمات ولوجستيات الزوار.
• استخدام قواعد البيانات والأنظمة الداخلية بكفاءة لتحسين الكفاءة التشغيلية.
• تنسيق خدمات التوصيل محلياً ودولياً.
• الحفاظ على نظام حفظ منظم وإعداد المراسلات للتسليمات الخارجية.

• يفضل وجود خلفية علمية وتعليم بمستوى A.
• تعد الخبرة المكتبية ذات الصلة ميزة إضافية.
• مهارات تنظيمية قوية ومرونة للتكيف في بيئة سريعة الخطى.
• اهتمام ممتاز بالتفاصيل وقدرة على العمل بشكل مستقل تحت الضغط.

مهام ومسؤوليات مساعد إداري في المحاسبة
الإجابة على المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني من العملاء والبائعين
إرسال الفواتير وتسوية الحسابات مع البائعين
تتبع الإنفاق
إنشاء تقارير الإنفاق الدورية
الحفاظ على ملفات الفواتير والفواتير

• تقديم الدعم الإداري مثل التعامل مع الاتصالات الهاتفية وإدارة المهام التنفيذية.
• استخدام مهارات كتابية قوية لتنظيم ودعم العمليات اليومية.
• إظهار الكفاءة في آداب الهاتف والتواصل الفعال.
• توظيف مهارات تنظيم استثنائية لتحديد الأولويات والقيام بعدة مهام بفعالية.

• شهادة أو دبلوم في الإدارة وإدارة الأعمال.
• خبرة ذات صلة تتراوح بين 24 سنوات.
• مهارات قوية في مجموعة مايكروسوفت أوفيس والمعدات المكتبية الأساسية.
• القدرة على إدارة المهام مع الانتباه للتفاصيل.

• المساعدة في ورق فريق الإصلاح والحفاظ على تنظيم الملفات.
• إدارة الحجوزات للرحلات ووسائل النقل المحلية للموظفين.
• استلام الشحنات والحفاظ على سجلات دقيقة.
• تحية الضيوف وتسهيل اتصالهم بالموظفين المعنيين.
• شراء وإدارة مستلزمات القرطاسية للقسم.
• مراقبة وتحديث جداول الصيانة الوقائية.
• ضمان أن شهادات المعدات سارية المفعول والتنسيق مع البائعين.
• تتبع احتياجات إمدادات الاستبدال المتعلقة بالعمليات والسلامة.
• التواصل مع الموردين لمعالجة متطلبات ورشة العمل.
• حضور الاجتماعات الداخلية للإصلاح وتسجيل المحاضر، وتحديث التقدم وفقًا لذلك.