سكرتير تنفيذي📣 إعلان

حول الدور:
نحن نبحث عن سكرتيرة تنفيذية أنثوية ذات خبرة ومنظمة للغاية للانضمام إلى فريقنا وتقديم دعم إداري على أعلى مستوى لمديرينا وأقسامنا. يجب أن تكون المرشحة المثالية نشطة، وتركز على التفاصيل، وقادرة على التعامل مع مجموعة متنوعة من المهام مع الحفاظ على أعلى مستويات الاحترافية والسرية.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة وصيانة الجداول والمواعيد والمراسلات للمديرين أو الأقسام.
• إعداد وتنظيم الوثائق والتقارير والعروض التقديمية.
• الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني، وتحويل الاستفسارات إلى الأطراف المعنية.
• المساعدة في التخطيط والتنسيق للاجتماعات، بما في ذلك اللوجستيات والمواد.
• الحفاظ على أنظمة الملفات، سواء كانت إلكترونية أو ورقية، مع ضمان سهولة الوصول إلى المعلومات.
• التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية واحترافية.
• أداء مهام المكتب العامة، بما في ذلك إدخال البيانات وحفظ السجلات.
• دعم أعضاء الفريق بمختلف المهام الإدارية حسب الحاجة.
• مراقبة وطلب لوازم المكتب، مع ضمان الحفاظ على مستويات المخزون.
• إعداد وتوزيع جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات.
• تنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والنقل.
• تطوير وتنفيذ إجراءات المكتب لتحسين الكفاءة.
• المساعدة في إعداد الميزانية وتتبع النفقات للأنشطة القسم.
• التواصل مع البائعين ومقدمي الخدمات الخارجيين لتسهيل الاحتياجات المكتبية.
• الحفاظ على معدات المكتب وتنسيق الإصلاحات حسب الحاجة.
• دعم التخطيط والتنسيق للفعاليات لوظائف الشركة أو أنشطة بناء الفريق.
• إنشاء وصيانة قواعد البيانات وجداول البيانات لتتبع المعلومات الهامة.
• إجراء البحث وجمع البيانات حسب الطلب من أعضاء الفريق.
• تدريب ودمج الموظفين الإداريين الجدد عند الحاجة.
• ضمان الامتثال لسياسات وإجراءات الشركة.

المتطلبات:

• درجة البكالوريوس أو ما يعادلها؛ يفضل أن تكون هناك مؤهلات إضافية في إدارة المكتب أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة كسكرتيرة أو في دور إداري مشابه (5 سنوات على الأقل).
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) ومعدات المكتب.
• يتطلب إتقان جيد للغة الإنجليزية.
• الاطلاع على إجراءات إدارة المكتب ومبادئ المحاسبة الأساسية.
• مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي.
• قدرات تنظيمية قوية وإدارة الوقت.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاون ضمن الفريق.
• الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات القوية.
• تعتبر الخبرة في برامج الجدولة وأنظمة إدارة علاقات العملاء ميزة إضافية.
• مهارات شخصية قوية مع القدرة على التفاعل بشكل احترافي مع العملاء والزملاء.
• القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة المواعيد النهائية المتعددة بفعالية.
• المرونة للتكيف مع الأولويات والمشاريع المتغيرة.
• تعتبر الخبرة في التعامل مع ترتيبات السفر والجداول السياحية ميزة.
• المعرفة الأساسية بوسائل التواصل الاجتماعي وأدوات التسويق تكون مفيدة.
• يفضل أن يكون المقيم بالقرب من مكان الشركة.

المزايا:

• يحق الحصول على 30 يومًا من الإجازة المدفوعة كل عام.
• تقديم التأمين الصحي.

انضم إلى NOZOM كأمين تنفيذي!
Nozom هي شركة استشارية رائدة في المملكة العربية السعودية، ونحن ملتزمون بتوظيف أفضل المواهب في المنطقة لتقديم خدمات متميزة لقاعدة عملائنا المتنوعة.

المسؤوليات:
- تقديم المشورة لمجلس الإدارة بشأن أدواره ومسؤولياته.
- الحفاظ على الوثائق الرئيسية للشركة وإدارة الاجتماعات العامة السنوية.
- ضمان تحديث السياسات والتغييرات التنظيمية والقانونية.
- تنسيق أنشطة المجلس واللجان وإدارة اللوجستيات.
- الحفاظ على سجلات المواد المقدمة إلى المجلس.
- التنسيق مع الجهات التنظيمية الخارجية وتطوير أنظمة الامتثال.
- تقديم المشورة القانونية والعمل كمستشار قانوني في جميع أنحاء الشركة.
- تقديم المشورة القانونية والاستراتيجية أثناء الاجتماعات وما بعدها.

المؤهلات:
- الجنسية السعودية مطلوبة.
- الحصول على درجة البكاليوس في الإدارة أو في مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن سنتين في دور مشابه.
- مهارات تحليلية ممتازة.
- الطلاقة في كل من العربية والإنجليزية.

إذا كنت تمتلك المهارات والخبرة اللازمة لهذا الدور المحوري، فإننا نشجعك على التقديم!