مساعد إداري

تدريب 

متخصص اداره اعمال 

ملخص الوظيفة:
مساعد الرئيس التنفيذي يقدم الدعم الإداري على مستوى عالٍ مباشرةً للرئيس التنفيذي. بينما تكون المسؤولية الأساسية هي ضمان سير العمليات اليومية للرئيس التنفيذي بسلاسة، فإن حوالي 30% من الدور تشمل دعم احتياجات المكتب الإداري الأوسع خلال فترات انخفاض الطلب على الرئيس التنفيذي. المساعد يقدم التقارير حصريًا للرئيس التنفيذي ويعمل بسرية تامة، واحترافية، ومرونة عبر الأقسام حسب توجيهات الرئيس التنفيذي.

المهام والمسؤوليات:

• المسؤوليات المرتبطة بالرئيس التنفيذي (70%):
  • إدارة تقويم الرئيس التنفيذي، جدولة الاجتماعات، وتنسيق المواعيد.
  • التعامل مع المراسلات السرية، ورسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية.
  • إعداد التقارير، والعروض التقديمية، والأجندات، ومواد الإحاطة للرئيس التنفيذي.
  • تنظيم السفر التجاري، والإقامة، ووثائق التأشيرات للرئيس التنفيذي.
  • تسهيل المتابعات على عناصر عمل الرئيس التنفيذي والحفاظ على متعقب المهام.
  • تيسير التواصل بين الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين.
  • دعم التحضير واللوجستيات لاجتماعات المجلس والتنفيذي.
  • صياغة اتصالات على مستوى عالٍ وتوحيد التحديثات التجارية.
  • تتبع الوثائق والموافقات التي تتطلب توقيع أو مراجعة الرئيس التنفيذي.
  • إدارة الملفات السرية والحفاظ على سجلات آمنة.
• الدعم الإداري والتعاون عبر الوظائف (30%):
  • دعم الأقسام الأخرى بالمهام الإدارية عند تكليفها مباشرةً من قبل الرئيس التنفيذي.
  • مساعدة فرق الموارد البشرية والمالية أو التسويق في الوثائق أو تنسيق الاجتماعات خلال فترات انخفاض الطلب على الرئيس التنفيذي.
  • المشاركة في تنسيق المشاريع الداخلية أو مهام البحث.
  • المساعدة في إعداد وتحديث السياسات والإجراءات والنماذج الداخلية.
  • العمل كبديل للاحتياجات الإدارية للمكتب التنفيذي.
  • دعم الفعاليات الداخلية، وورش العمل، أو الزيارات التي تستضيفها الإدارة العليا.
  • الحفاظ على الإمدادات والإشراف على الموردين المتعلقين بالمكتب التنفيذي أو قاعة الاجتماعات.

المؤهلات والمتطلبات:

• درجة البكاليوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 35 سنوات في أدوار دعم التنفيذيين.
• تفضيل الخبرة السابقة في دعم التنفيذيين على مستوى C أو المدراء العامين.
• يفضل أن يكون ثنائي اللغة (الإنجليزية والعربية إلزامي).
• م familiarity مع ثقافة العمل المؤسسي السعودي مفيد.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.