مساعد إداري

متخصص اداره اعمال 

Job Title: منسق إداري

Position Summary: يتولى منسق إداري تنظيم المراسلات، جدولة الاجتماعات، إدارة الاستقبال، والتعامل مع العملاء والزوار لضمان سير العمليات الإدارية بسلاسة واحترافية.

Key Responsibilities:

• الترحيب بالعملاء والزوار بطريقة احترافية وتوجيههم إلى الأقسام المعنية.
• التأكد من تسجيل بيانات الزوار والحفاظ على أمن وسرية المعلومات.
• الرد على استفسارات العملاء عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني وتحويلها للجهات المختصة عند الحاجة.
• متابعة البريد الوارد والصادر، وإعداد التقارير الدورية عن الاتصالات والمراسلات.
• جدولة وتنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية والتنسيق مع جميع الأطراف المعنية.
• تجهيز قاعات الاجتماعات، وإعداد الوثائق والعروض التقديمية اللازمة.
• إعداد وصياغة الخطابات الرسمية، التقارير، ومحاضر الاجتماعات والعروض الوظيفية.
• أرشفة المستندات بطريقة منظمة لضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة.
• دعم الإدارات المختلفة في تنظيم الملفات، المراسلات، وجدولة المهام اليومية.
• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية وإبلاغ المعنيين بالمستجدات.
• التعامل مع استفسارات العملاء وتقديم المعلومات المطلوبة حول الخدمات المتاحة.
• معالجة الشكاوى أو تصعيدها إلى الإدارات المختصة لضمان حلها بفعالية.
• أي مهام أخرى يكلف بها مستقبلا ضمن اختصاص العمل.

Qualifications and Experience:

• المؤهل: دبلوم سكرتارية أو إدارة مكاتب أو تخصص ذو علاقة.
• الخبرة: سنتين خبرة في ذات المجال.

ملخص الوظيفة:
مساعد الرئيس التنفيذي يقدم الدعم الإداري على مستوى عالٍ مباشرةً للرئيس التنفيذي. بينما تكون المسؤولية الأساسية هي ضمان سير العمليات اليومية للرئيس التنفيذي بسلاسة، فإن حوالي 30% من الدور تشمل دعم احتياجات المكتب الإداري الأوسع خلال فترات انخفاض الطلب على الرئيس التنفيذي. المساعد يقدم التقارير حصريًا للرئيس التنفيذي ويعمل بسرية تامة، واحترافية، ومرونة عبر الأقسام حسب توجيهات الرئيس التنفيذي.

المهام والمسؤوليات:

• المسؤوليات المرتبطة بالرئيس التنفيذي (70%):
  • إدارة تقويم الرئيس التنفيذي، جدولة الاجتماعات، وتنسيق المواعيد.
  • التعامل مع المراسلات السرية، ورسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية.
  • إعداد التقارير، والعروض التقديمية، والأجندات، ومواد الإحاطة للرئيس التنفيذي.
  • تنظيم السفر التجاري، والإقامة، ووثائق التأشيرات للرئيس التنفيذي.
  • تسهيل المتابعات على عناصر عمل الرئيس التنفيذي والحفاظ على متعقب المهام.
  • تيسير التواصل بين الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين.
  • دعم التحضير واللوجستيات لاجتماعات المجلس والتنفيذي.
  • صياغة اتصالات على مستوى عالٍ وتوحيد التحديثات التجارية.
  • تتبع الوثائق والموافقات التي تتطلب توقيع أو مراجعة الرئيس التنفيذي.
  • إدارة الملفات السرية والحفاظ على سجلات آمنة.
• الدعم الإداري والتعاون عبر الوظائف (30%):
  • دعم الأقسام الأخرى بالمهام الإدارية عند تكليفها مباشرةً من قبل الرئيس التنفيذي.
  • مساعدة فرق الموارد البشرية والمالية أو التسويق في الوثائق أو تنسيق الاجتماعات خلال فترات انخفاض الطلب على الرئيس التنفيذي.
  • المشاركة في تنسيق المشاريع الداخلية أو مهام البحث.
  • المساعدة في إعداد وتحديث السياسات والإجراءات والنماذج الداخلية.
  • العمل كبديل للاحتياجات الإدارية للمكتب التنفيذي.
  • دعم الفعاليات الداخلية، وورش العمل، أو الزيارات التي تستضيفها الإدارة العليا.
  • الحفاظ على الإمدادات والإشراف على الموردين المتعلقين بالمكتب التنفيذي أو قاعة الاجتماعات.

المؤهلات والمتطلبات:

• درجة البكاليوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 35 سنوات في أدوار دعم التنفيذيين.
• تفضيل الخبرة السابقة في دعم التنفيذيين على مستوى C أو المدراء العامين.
• يفضل أن يكون ثنائي اللغة (الإنجليزية والعربية إلزامي).
• م familiarity مع ثقافة العمل المؤسسي السعودي مفيد.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.