Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

يبحث مكتب راشد مسعود بن راشد الدوسري للمحاماة عن سكرتير للانضمام إلى فريقه في الدمام، المنطقة الشرقية. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم الدعم الإداري للمدير والإدارة، بما في ذلك إدارة الوثائق والمكالمات الهاتفية والزوار، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة جداول الأعمال.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات والمراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية وفرزها وتوجيهها، والتعامل مع الرسائل والإجابة على استفسارات المتصلين.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات وتسجيلها وتوزيعها.
• تنسيق جداول الاجتماعات والمواعيد، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين القاعات، وتحضير جداول الأعمال.
• إنشاء وصيانة أنظمة حفظ الملفات والسجلات، وأرشفة جميع المستندات إلكترونياً وورقياً.
• إدارة وتنظيم المواعيد والاجتماعات والجلسات.
• تنظيم أعمال الفريق وتوزيع المهام ومتابعة إنجازها.
• إعداد تقارير دورية حول المهام المنجزة والمتأخرة.
• استقبال العملاء وتنظيم مواعيدهم وتوثيق بيانات التواصل معهم.
• إدارة المراسلات والخطابات والبريد الإلكتروني والاتصالات.
• إعداد محاضر الاجتماعات ومتابعة القرارات والتكليفات.
• تنظيم ملفات القضايا والعقود والمستندات.
• متابعة الإجراءات والمعاملات الإدارية وتحديث حالتها باستمرار.
• متابعة عقود العملاء والفواتير واستحقاقات الأتعاب بالتنسيق مع الإدارة.
• المحافظة التامة على سرية معلومات المكتب والعملاء والقضايا.

المؤهلات والخبرة

• خبرة تتراوح من 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• القدرة على تدوين الملاحظات بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة).
• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة.

المهارات المطلوبة

• مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية.
• القدرة على إدارة الوقت وتحديد الأولويات بفعالية.
• إتقان استخدام برامج الحاسوب المكتبية.
• القدرة على العمل ضمن فريق وتحت الضغط.
• الالتزام بالسرية التامة للمعلومات.

بيئة العمل

هذا الدور بدوام كامل في مكتب راشد مسعود بن راشد الدوسري للمحاماة في مدينة الدمام، المنطقة الشرقية، ويوفر بيئة عمل منظمة وداعمة.

معلومات إضافية

الراتب لهذا المنصب سيتم تحديده بناءً على الخبرة والمؤهلات بعد المقابلة.