Administrative Specialist

نبذة عن الدور

تبحث شركة عبدالله ابراهيم الصائغ واولاده عن أخصائي إداري للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تنفيذ ومتابعة العمليات الإدارية وشؤون الموظفين لمشاريع الشركة في المنطقة الغربية، مع ضمان كفاءة الإجراءات ودقة البيانات والالتزام بالسياسات. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في المجال الإداري.

الهدف الوظيفي

يتمثل الهدف الرئيسي لهذا الدور في تنفيذ ومتابعة جميع العمليات الإدارية وشؤون الموظفين لمشاريع الشركة في المنطقة الغربية. يشمل ذلك التنسيق الفعال مع مديري المشاريع والإدارات المعنية في المركز الرئيسي لضمان كفاءة الإجراءات الإدارية، ودقة بيانات الموظفين، وسرعة إنجاز المعاملات، والالتزام التام بسياسات وأنظمة الشركة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• متابعة وتنفيذ جميع العمليات الإدارية المتعلقة بمشاريع الشركة في المنطقة الغربية.
• العمل كحلقة وصل بين مديري المشاريع وإدارة الموارد البشرية بالمركز الرئيسي، ومتابعة الطلبات والمعاملات.
• متابعة إجراءات مباشرة الموظفين، نقلهم بين المشاريع، تجديد عقودهم، إنهاء خدماتهم، وإخلاء الطرف بالتنسيق مع الإدارات المختصة.
• متابعة احتياجات المشاريع من القوى العاملة والتنسيق مع إدارة التوظيف لاستكمال إجراءات الاستقطاب والتعيين.
• إعداد وتحديث قواعد بيانات الموظفين في جميع مشاريع المنطقة الغربية، وضمان دقتها واكتمالها.
• متابعة سجلات الحضور والانصراف والإجازات والغياب والعمل الإضافي، ورفع البيانات للإدارات المختصة.
• إعداد التقارير الدورية والإحصائيات المتعلقة بالقوى العاملة والعمليات الإدارية، وتحليل البيانات باستخدام برامج Microsoft Excel.
• متابعة الطلبات المتعلقة بالخدمات الإدارية للموظفين، بما في ذلك السكن والنقل والتجهيزات اللازمة، بالتنسيق مع الجهات المعنية.
• إعداد الخطابات والمراسلات الإدارية والتقارير المطلوبة، وتنظيم وحفظ الملفات والمستندات.
• متابعة مؤشرات الأداء الإدارية ورصد الملاحظات والمعوقات ورفع التوصيات اللازمة لتحسين كفاءة العمليات.
• التنسيق مع مديري المشاريع بشأن تقييمات أداء الموظفين والاحتياجات الإدارية والتشغيلية.
• التأكد من تطبيق السياسات والإجراءات الإدارية المعتمدة لدى الشركة في جميع مشاريع المنطقة الغربية.

المؤهلات والمتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة الموارد البشرية أو تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن سنتين في الشؤون الإدارية أو عمليات الموارد البشرية، ويفضل في شركات المقاولات أو مشاريع التشغيل والصيانة.
• إجادة متقدمة لبرامج Microsoft Office، خصوصًا Excel، وإعداد التقارير وتحليل البيانات.

المهارات المطلوبة

• مهارات عالية في التنظيم والتنسيق والمتابعة والتواصل مع مختلف الإدارات.
• القدرة على إدارة مهام متعددة والتعامل مع متطلبات عدة مشاريع في الوقت نفسه.

بيئة العمل

يقع مقر العمل في جدة، مكة المكرمة، ويتطلب الاستعداد للتنقل بين مشاريع المنطقة الغربية عند الحاجة. الوظيفة بدوام كامل.