Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث مؤسسة عماد ابراهيم الفت حلواني لتقديم الوجبات عن سكرتير للانضمام إلى فريقها في المدينة المنورة. يمثل هذا الدور بدوام كامل فرصة للمرشحين ذوي الخبرة التي تتراوح بين 0-1 سنة لتقديم الدعم الإداري والتنظيمي الفعال للمدير أو الإدارة. يهدف شاغل الوظيفة إلى ضمان سير العمليات اليومية بسلاسة وكفاءة، من خلال إدارة المهام المكتبية المتنوعة.

المسؤوليات الأساسية

• تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير أو الإدارة، بما في ذلك تنظيم المهام اليومية والمساعدة في سير العمل.
• المساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية لضمان تحقيق الأهداف المحددة ومتابعة التقدم المحرز.
• إدارة وتنظيم جدول الأعمال والمواعيد الخاصة بالمدير أو الإدارة بكفاءة ودقة.

إدارة المراسلات والوثائق

• تدوين الملاحظات التي يتم إملاؤها بطريقة الاختزال أو الكتابة السريعة، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات.
• مراجعة وتنسيق جميع الوثائق والمراسلات الصادرة والواردة لضمان مطابقتها لمعايير المكتب والجودة المطلوبة.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها على الأقسام والأفراد المعنيين.

تنظيم الاتصالات والاجتماعات

• تلقي وفرز المكالمات الهاتفية الواردة من الموظفين والعملاء الخارجيين وتوجيهها إلى الجهات المختصة.
• استلام الرسائل الهاتفية الهامة والإجابة على استفسارات المتصلين الأساسية، وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين لضمان التوافق.
• تحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات المناسبة، وتحضير جداول الأعمال والمواد اللازمة.

حفظ السجلات والمعلومات

• إنشاء وصيانة أنظمة فعالة ومنظمة لحفظ الملفات والسجلات الورقية والإلكترونية.
• ضمان حفظ جميع المستندات بشكل منتظم وآمن، وتسهيل عملية استرجاعها عند الحاجة.

المؤهلات ومتطلبات الخبرة

• خبرة عملية تتراوح بين 0-1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• القدرة على استخدام برامج الحاسوب المكتبية الأساسية (مثل Microsoft Office).
• مهارات تنظيمية وإدارية عالية، مع القدرة على تحديد الأولويات وإدارة الوقت بفعالية.
• مهارات تواصل كتابي وشفوي ممتازة باللغة العربية.