Administrative Assistant📣 Job Ad

نبذة عن الدور

يسر معهد نبراس الأماكن للتدريب المهني الإعلان عن فرصة وظيفية لشغل منصب مساعد إداري في مكة المكرمة. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم الدعم الإداري الفعال للرئيس المباشر، والمساهمة في تنظيم العمليات اليومية لضمان سيرها بسلاسة. يتولى شاغل الوظيفة مسؤولية تنفيذ التعليمات الإدارية، وإدارة المراسلات، وتنظيم الاجتماعات، بالإضافة إلى مهام إدارية أخرى تدعم كفاءة العمل.

المهام والمسؤوليات

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تطبيق القرارات الإدارية.
• إدارة البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فرز وتوزيع البريد الورقي، والتعامل مع البريد الإلكتروني والرد عليه وفقاً للتوجيهات.
• إنجاز أعمال الطباعة والنسخ، والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية بمهنية.
• تنظيم وحفظ الملفات والمعاملات بطريقة منهجية تضمن سهولة الرجوع إليها واسترجاعها.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات الوحدة التنظيمية، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال وتدوين محاضر الاجتماعات وتوثيقها.
• طباعة وتوزيع محاضر اجتماعات الرئيس المباشر على الأطراف المعنية والمشاركين في الاجتماع.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح من 0 إلى 1 سنة في مجال الدعم الإداري أو ما يعادله.
• القدرة على العمل بفعالية في بيئة مكتبية ديناميكية.

المهارات والكفاءات المطلوبة

• مهارات تنظيمية وإدارية قوية مع القدرة على تحديد الأولويات وإدارة الوقت.
• مهارات تواصل ممتازة، كتابية وشفوية، باللغة العربية.
• إتقان استخدام برامج الحاسب الآلي، خاصة حزمة Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• الدقة والاهتمام بالتفاصيل في إنجاز المهام وحفظ السجلات.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.

بيئة العمل

يعمل المساعد الإداري بدوام كامل في مقر معهد نبراس الأماكن للتدريب المهني الواقع في مكة المكرمة. تتطلب الوظيفة التواجد المنتظم في المكتب لتقديم الدعم الإداري المستمر للعمليات اليومية.

التقديم

ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه إلى تقديم طلباتهم. هذه فرصة للانضمام إلى فريق عمل ملتزم في بيئة مهنية داعمة.