Secretary

نبذة عن الدور

تبحث شركة الفرسان الذهبية الفندقية عن سكرتير للانضمام إلى فريقها في مكة المكرمة. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري للمدير أو الإدارة، من خلال إدارة الوثائق والمكالمات الهاتفية والزوار، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة جدول الأعمال اليومي. هذه الوظيفة بدوام كامل وتتطلب خبرة تتراوح بين 5 إلى 10 سنوات.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات المكتوبة بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية والإجابة على أسئلة المتصلين وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين في الاجتماعات، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات وتحضير جدول الأعمال.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وحفظ جميع المستندات بشكل منتظم.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح بين 5 إلى 10 سنوات في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• القدرة على كتابة الوثائق وإدارة المهام الإدارية بكفاءة.
• مهارات تنظيمية ممتازة وإدارة الوقت.

المهارات والكفاءات

• إتقان مهارات الاتصال الشفهي والكتابي.
• القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية والزوار بمهنية.
• مهارات تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة جداول الأعمال.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.

موقع العمل ونوع الوظيفة

يقع مقر العمل لهذه الوظيفة في مكة المكرمة، المملكة العربية السعودية. الوظيفة بدوام كامل.

تقديم الطلبات

ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه إلى تقديم طلباتهم. سيتم الإفصاح عن تفاصيل الراتب خلال عملية التوظيف.