Secretary📣 Job Ad

in مؤسسة عماد ابراهيم الفت حلواني لتقديم الوجبات

20 days ago

	Salary	4,000 / Month
	Contract Type	Full-time
	Workplace type	On-site
	Location	Madinah

Job Description

نبذة عن الدور

تبحث مؤسسة عماد ابراهيم الفت حلواني لتقديم الوجبات عن سكرتير للانضمام إلى فريقها في المدينة المنورة. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير أو الإدارة، مما يضمن سلاسة العمليات اليومية وفعالية التواصل. هذه الوظيفة بدوام كامل وتتطلب خبرة تتراوح بين 0-1 سنة.

الغرض من الوظيفة

يتمثل الغرض الأساسي لهذا الدور في دعم الإدارة من خلال تنظيم المهام المكتبية والإدارية، وتسهيل تدفق المعلومات، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية. يشمل ذلك إدارة المراسلات، وتنظيم الاجتماعات، والحفاظ على السجلات، لضمان بيئة عمل منظمة وفعالة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

تدوين الملاحظات والمراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
تلقي المكالمات الهاتفية وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الأطراف المعنية.
التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها على الأقسام المختصة.
فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات وتحضير جداول الأعمال.
إنشاء أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم ودقيق.