Secretary

نبذة عن الدور

تبحث شركة رياض الخزامى شركة شخص واحد عن سكرتير للانضمام إلى فريقها في الرياض. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير أو الإدارة، والمساهمة في ضمان سير العمليات اليومية بسلاسة وفعالية. يتطلب الدور خبرة عملية تتراوح بين 0 إلى 1 سنة، وهو مناسب للمرشحين الذين يسعون لاكتساب الخبرة وتطوير مهاراتهم الإدارية في بيئة مهنية.

المسؤوليات العامة

يتولى السكرتير مسؤولية دعم المدير أو الإدارة من خلال تنفيذ مجموعة من المهام الإدارية الأساسية. يشمل ذلك كتابة الوثائق، وإدارة المكالمات الهاتفية والزوار، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية، بالإضافة إلى إدارة جدول الأعمال اليومي لضمان التنظيم والكفاءة.

إدارة المراسلات والوثائق

• تدوين الملاحظات المكتوبة بالإملاء بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب المحددة.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها على الأقسام أو الأفراد المعنيين.

تنسيق الاتصالات والاجتماعات

• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على أسئلة المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات، وتحضير جدول الأعمال الخاص بها.

حفظ السجلات والملفات

• إنشاء أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها بشكل دوري.
• ضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم ويسهل الوصول إليه عند الحاجة، مع الالتزام بسياسات الشركة في هذا الشأن.

المؤهلات المطلوبة

يتطلب هذا الدور خبرة عملية تتراوح بين 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري. يجب أن يتمتع المرشح بمهارات تنظيمية وإدارية قوية، وقدرة على إدارة المهام المتعددة وتحديد الأولويات بفعالية. كما تعد مهارات التواصل الكتابي والشفوي الممتازة، والقدرة على استخدام برامج الحاسوب المكتبية الأساسية، ضرورية للنجاح في هذا المنصب.