Administrative Assistant📣 Job Ad

نبذة عن الوظيفة

تبحث شركة صهم للخدمات البيئية عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقها في الرياض. هذه الوظيفة بدوام كامل وتتطلب خبرة تتراوح بين 0-1 سنة.

الهدف من الدور

يتولى شاغل الوظيفة مسؤولية متابعة تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر، وتنظيم أعمال البريد والمواعيد اليومية، وإنجاز الأعمال الإدارية المتعلقة بسير العمل، بالإضافة إلى تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر.

المسؤوليات الإدارية الرئيسية

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عنه.
• فتح وفرز البريد الورقي وتوزيعه على المعنيين، وفتح البريد الإلكتروني والرد عليه بحسب توجيهات الرئيس المباشر.
• إنجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية وتنظيم الملفات الخاصة.
• حفظ المعاملات والعناية بالملفات بأسلوب سلس يسهل عملية الرجوع إليها.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات موظفي الوحدة التنظيمية، والمشاركة في هذه الاجتماعات وتدوين وتوثيق محاضرها، وطباعة وتوزيع محاضر الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر للأطراف الأخرى المشاركة في الاجتماع.

مسؤوليات إدارة العقود

• متابعة سريان وتجديد العقود: حصر ومتابعة تواريخ بداية ونهاية عقود المنشأة أو الخدمات الخاصة بمكتب الرئيس، والتنسيق المبكر لطلبات التجديد أو الإنهاء.
• إدارة وتوثيق الدورة المستندية للعقود: استلام مراجعات العقود الأولية، وتجهيز ملفات التعاقد (كالنماذج، المرفقات، والاعتمادات المطلوبة)، ومتابعة توقيعها وتصديقها مع الأطراف المعنية.
• الأرشفة والرقابة المستندية: إنشاء وتحديث سجل مرجعي إلكتروني لكافة العقود والاتفاقيات، وضمان حفظ النسخ الأصلية والمشفرة وفق معايير السرية.
• متابعة التزامات الموردين والمستحقات: متابعة تنفيذ بنود العقود الخدمية التشغيلية (مثل: صيانة المكاتب، خدمات الضيافة، التوريدات) بالتنسيق مع الإدارة المالية لتنفيذ الدفعات حسب شروط العقد.

متطلبات الخبرة

• خبرة عملية تتراوح بين 0-1 سنة في مجال إداري ذي صلة.

نطاق العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل ومقرها في مدينة الرياض.