Secretary

نبذة عن الدور

تبحث مؤسسة فيلفيت فايبز في الرياض عن سكرتير بدوام كامل لدعم العمليات التشغيلية والإدارية داخل المتجر. يتضمن الدور تقديم الدعم الإداري اليومي، وإدارة الاتصالات، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات بطريقة الاختزال، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على أسئلة المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات، وتحضير جدول الأعمال.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وحفظ جميع المستندات بشكل منتظم.

المؤهلات والخبرات

• خبرة تتراوح من 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• إتقان استخدام برامج Microsoft Excel و Word بشكل احترافي.
• القدرة على تنظيم الملفات والسجلات بفعالية.

المهارات المطلوبة

• مهارات ممتازة في كتابة الوثائق وتدوين الملاحظات.
• القدرة على إدارة المكالمات الهاتفية والتعامل مع الزوار بلباقة.
• مهارات تنظيمية عالية لمتابعة الطلبات والمواعيد.
• القدرة على دعم الأعمال التشغيلية داخل المتجر.
• مهارات إدخال البيانات، بما في ذلك الفواتير والمبيعات.

بيئة العمل

يعمل السكرتير في بيئة متجر ديناميكية في مدينة الرياض، ويقدم الدعم المباشر للعمليات اليومية لضمان سير العمل بكفاءة.

معلومات إضافية

هذا الدور بدوام كامل. سيتم تحديد الراتب بناءً على الخبرة والمؤهلات بعد المقابلة.