Administrative Assistant📣 Job Ad

نبذة عن الوظيفة

يبحث مركز الحياة الشامل للرعاية النهارية عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقه في المدينة المنورة. تهدف هذه الوظيفة بدوام كامل إلى دعم العمليات الإدارية اليومية وضمان سير العمل بكفاءة وفعالية. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين 0-1 سنة في مجال إداري ذي صلة.

الغرض من الدور

يتمثل الغرض الأساسي لهذا الدور في تقديم الدعم الإداري الشامل للرئيس المباشر وللوحدة التنظيمية. يشمل ذلك تنظيم المراسلات، إدارة المواعيد، وتنسيق الاجتماعات، بالإضافة إلى إنجاز كافة الأعمال الإدارية اللازمة لضمان انسيابية العمل اليومي داخل المركز.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• متابعة وتنفيذ التعليمات والقرارات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر.
• إدارة وتنظيم البريد الوارد والصادر، سواء الورقي أو الإلكتروني، بما في ذلك الفرز والتوزيع والردود وفقاً للتوجيهات.
• تنظيم المواعيد اليومية للرئيس المباشر وتنسيق جدول أعماله.
• إنجاز أعمال الطباعة المختلفة والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية بمهنية.
• حفظ وتنظيم الملفات والمعاملات بطريقة منهجية تضمن سهولة الرجوع إليها.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات موظفي الوحدة التنظيمية.
• المشاركة في الاجتماعات وتدوين وتوثيق محاضرها، ثم طباعتها وتوزيعها على الأطراف المعنية.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح بين 0 إلى 1 سنة في مجال إداري أو سكرتارية.
• القدرة على التعامل مع المهام الإدارية المتعددة بفعالية.

المهارات والكفاءات

• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة.
• إتقان استخدام برامج الحاسب الآلي وتطبيقات الأوفيس.
• مهارات تواصل كتابي وشفوي قوية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
• الدقة والاهتمام بالتفاصيل.

بيئة العمل

تتوفر هذه الوظيفة بدوام كامل في مقر مركز الحياة الشامل للرعاية النهارية بالمدينة المنورة. سيعمل شاغل الوظيفة ضمن فريق داعم لضمان تحقيق الأهداف الإدارية للمركز.