سكرتير تنفيذي📣 إعلان

انضم إلى شركة غراندور كتنفيذي سكرتير!
نحن نبحث عن فرد ذو حافز قوي لتقديم دعم إداري وتنظيمي استثنائي للرئيس التنفيذي (CEO) لدينا. هذه الدور حاسم لضمان سير العمل بسلاسة في المكتب التنفيذي ويحتاج إلى شخص يقدر السرية ويمكنه التكيف مع بيئة ديناميكية.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة تقويم الرئيس التنفيذي وجدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر.
• مرافقة الرئيس التنفيذي في رحلات العمل والفعاليات لتقديم الدعم اللوجستي الأساسي.
• اعداد وتنظيم الوثائق والتقارير والعروض التقديمية والمراسلات للرئيس التنفيذي.
• تصفية وأولوية الاتصالات الواردة.
• تنظيم الاجتماعات، وتدوين الملاحظات، وضمان متابعة عناصر العمل.
• التعامل مع المعلومات الحساسة بحذر.
• تنسيق التواصل بين الرئيس التنفيذي والأطراف المعنية الداخلية والخارجية.
• المساعدة في التحضير للاجتماعات الإدارية وفعاليات تنفيذية أخرى.
• الحفاظ على نظم تنظيم الملفات بشكل منظم.

المؤهلات والمتطلبات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة.
• 35 سنوات من الخبرة في الدعم الإداري على مستوى الإدارة التنفيذية.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة بالعربية والإنجليزية.
• إجادة استخدام مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، باوربوينت، أوتلوك).
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت قوية.
• استعداد وقدرة على السفر عند الحاجة.

نظرة عامة على الدور
كأمين تنفيذي في نسما وشركاؤها، ستلعب دورًا أساسيًا في مساعدة رئيس القسم والموظفين في جميع العمليات المكتبية والأنشطة الإدارية. تشمل مسؤولياتك الحفاظ على المستندات المهمة والتعامل مع المعلومات السرية لضمان سير العمليات التجارية في الوقت المحدد وبدقة وفقًا لسياسات الشركة.

المسؤوليات الرئيسية

• تسهيل التواصل السلس من خلال الإشراف على المراسلات وإدارة المكالمات لتعزيز كفاءة سير العمل على المستوى التنفيذي.
• إظهار سلوك مهني عند التعامل مع المكالمات وترحيب الزوار.
• كتابة الرسائل الإلكترونية والرسائل لمناسبات وإعلانات مختلفة، مع ضمان المهنية في جميع الاتصالات.
• تنسيق الاجتماعات بكفاءة، والتعامل مع جميع الترتيبات الإدارية واللوجستية.
• التقاط وتوزيع محاضر الاجتماعات والأجندة لتعزيز الشفافية في الفريق.
• التعاون عن كثب مع التنفيذيين لتقديم الدعم والرؤى الاستراتيجية.
• التعامل مع المعلومات السرية بحذر، مما يعزز الثقة والموثوقية.
• تنسيق وتنفيذ المشاريع الخاصة للمساهمة في الأهداف التنظيمية.
• تنظيم أحداث على المستوى التنفيذي، مع إظهار اهتمام دقيق بالتفاصيل.

المؤهلات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• 46 سنوات من الخبرة ذات الصلة في أدوار مماثلة.
• إجادة اللغة الإنجليزية؛ المعرفة باللغة العربية مفضلة.

المهارات المطلوبة

• المساعدة الإدارية وترتيب المهام
• السرية وخصوصية البيانات
• تنسيق الاجتماعات والفعاليات
• مهارات الاتصال القوية والتركيز على العملاء
• القدرة على تعزيز الابتكار وضمان المساءلة

انضم إلى فريقنا كأمين تنفيذي!

تبحث مجموعة خليفة القصيبي الاستثمارية (KAI) عن أمين تنفيذي منظم للغاية واستباقي للانضمام إلى فريقنا في الدمام، الشرقية في السعودية. إذا كنت شغوفًا بدعم التنفيذيين، وإدارة المهام الإدارية الحيوية، والحفاظ على سير العمليات المكتبية بسلاسة، سيسعدنا سماع منك.

المسؤوليات الرئيسية:

• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وإدارتها بمهنية وكفاءة.
• تنظيم وتخزين واسترجاع الوثائق والسجلات والتقارير الخاصة بالشركة.
• تحية ومساعدة الزوار في الموقع، والتأكد من توفير بيئة ترحيبية ومهنية.
• ترتيب السفر والإقامة للتنفيذيين، مع الحفاظ على جداول دقيقة.
• تقديم الدعم الإداري العام للتنفيذيين والتأكد من تحقيق الجداول اليومية.

المتطلبات:

• متحدث باللغة العربية مع إجادة قوية للغة الإنجليزية (شفهيًا وكتابيًا).
• درجة البكالوريوس أو دبلوم في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• حد أدنى من عامين من الخبرة في دور مساعد تنفيذي أو سكرتير.
• مهارات حاسوبية قوية، مع القدرة على استخدام برامج معالجة الكلمات وبرامج المكتب بفعالية.
• مهارات تنظيمية وإدارة الوقت والتواصل ممتازة.

انضم إلى بيئة سريعة الوتيرة وتعاونية حيث ستحدث مهاراتك واحترافك فرقًا.