سكرتير تنفيذي📣 إعلان

انضم إلى فريقنا كسكرتير تنفيذي!
تعلن شركة المرافق العالمية عن توفر شاغر وظيفي بمسمى سكرتير تنفيذي. نحن نبحث عن شخص منظم وذو كفاءة عالية للانضمام إلى فريق الإدارة العليا.
المهام والمسؤوليات:

• إدارة وتنظيم المواعيد والاجتماعات والمراسلات الخاصة بالإدارة العليا.
• إعداد التقارير والعروض التقديمية ومتابعة تنفيذ القرارات الإدارية.
• حفظ وأرشفة الملفات والمستندات بشكل سري ومنظم.

المؤهلات المطلوبة:

• مؤهل بكالوريوس أو دبلوم مناسب (إدارة أعمال، اللغة الإنجليزية، سكرتارية، أو ما يعادلها).
• إجادة استخدام الحاسب الآلي وبرامج Microsoft Office.
• إتقان اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا.

نحن نقدر التنوع ونسعى إلى خلق بيئة عمل شاملة للجميع.

مقدمة: نحن في شركة الرومانسية نبحث عن سكرتير تنفيذي متميز للانضمام إلى فريقنا في الإدارة التنفيذية. هذه الفرصة مثالية للشخص الذي لديه مهارات تنظيمية وتواصل عالية، ويبحث عن تحديات جديدة في بيئة عمل ديناميكية.

المهام والمسؤوليات:

• تنظيم وجدولة المواعيد والاجتماعات.
• إعداد وتحضير محاضر الاجتماعات والتقارير والعروض التقديمية.
• إدارة الاتصالات الهاتفية والبريد الإلكتروني الوارد والصادر.
• استقبال الزوار والعملاء وتنظيم مقابلاتهم مع الإدارة.
• متابعة وتنفيذ المهام الإدارية اليومية.
• التنسيق بين الإدارات المختلفة لضمان تدفق المعلومات.
• حفظ وأرشفة المستندات والملفات بطريقة منظمة وسرية.
• المساعدة في إعداد الخطابات والمذكرات الرسمية.
• إعداد تقارير دورية ورفعها للإدارة.

المؤهلات والخبرة المطلوبة:

• شهادة بكالوريوس في الإدارة أو السكرتارية أو أي تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في منصب مشابه.
• مهارات ممتازة في استخدام الحاسب الآلي وبرامج الأوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية تحدثاً وكتابة (حسب طبيعة العمل).
• القدرة على التنظيم والتنسيق والمتابعة.
• مهارات تواصل عالية ولباقة في التعامل.
• القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد.

المهارات:

• الأمانة والسرية.
• المرونة وسرعة التعلّم.
• الانضباط الذاتي وتحمل المسؤولية.

حول الدور:
بصفتك سكرتيرًا تنفيذيًا في شركة الجري للطاقة، ستقدم دعمًا إداريًا وتنظيميًا حيويًا للمدير العام. دورك أساسي لضمان سير العمليات التجارية بسلاسة من خلال التنسيق الفعال والتواصل.

المسؤوليات الرئيسية:

• استلام وتصنيف وإدارة البريد الإلكتروني والرسائل والمكالمات الواردة، والرد عليها أو توجيهها حسب الحاجة.
• صياغة وإعداد الرسائل الرسمية والتقارير والمذكرات الداخلية والخارجية.
• جدولة وتنظيم الاجتماعات للمدير العام وإعداد جداول الأعمال.
• إعداد المواد الضرورية للاجتماعات، وتوثيق محاضر الاجتماعات، ومتابعة القرارات.
• تنظيم وصيانة الملفات والسجلات بطريقة يسهل الوصول إليها وآمنة.
• تحديث قواعد البيانات والمستندات الأساسية وفقًا لسياسات الشركة.
• التواصل مع مختلف الأقسام لضمان تنفيذ المهام والتوجيهات الصادرة عن المدير العام.
• إعداد تقارير دورية تلخص أداء الأقسام أو توفر معلومات أساسية لاتخاذ القرارات.
• التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بمستوى عالٍ من الاحترافية.
• ضمان تنفيذ جميع المهام الإدارية بما يتوافق مع سياسات وإجراءات الشركة.

المتطلبات:

• دبلوم أو درجة البكالوريوس في الإدارة أو الدراسات السكرتارية أو مجال ذي صلة.
• حد أدنى من 7 سنوات من الخبرة في دور السكرتارية التنفيذية أو دعم إداري.
• مهارات قوية في التواصل باللغتين العربية والإنجليزية (كتابة وتحدثا).
• إجادة برامج Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).
• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الأولويات بفعالية.
• مهارات تنظيمية وإدارية قوية، مع القدرة على المتابعة وتنفيذ المهام بكفاءة.