سكرتير تنفيذي📣 إعلان

مقدمة: نحن في شركة الرومانسية نبحث عن سكرتير تنفيذي متميز للانضمام إلى فريقنا في الإدارة التنفيذية. هذه الفرصة مثالية للشخص الذي لديه مهارات تنظيمية وتواصل عالية، ويبحث عن تحديات جديدة في بيئة عمل ديناميكية.

المهام والمسؤوليات:

• تنظيم وجدولة المواعيد والاجتماعات.
• إعداد وتحضير محاضر الاجتماعات والتقارير والعروض التقديمية.
• إدارة الاتصالات الهاتفية والبريد الإلكتروني الوارد والصادر.
• استقبال الزوار والعملاء وتنظيم مقابلاتهم مع الإدارة.
• متابعة وتنفيذ المهام الإدارية اليومية.
• التنسيق بين الإدارات المختلفة لضمان تدفق المعلومات.
• حفظ وأرشفة المستندات والملفات بطريقة منظمة وسرية.
• المساعدة في إعداد الخطابات والمذكرات الرسمية.
• إعداد تقارير دورية ورفعها للإدارة.

المؤهلات والخبرة المطلوبة:

• شهادة بكالوريوس في الإدارة أو السكرتارية أو أي تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في منصب مشابه.
• مهارات ممتازة في استخدام الحاسب الآلي وبرامج الأوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية تحدثاً وكتابة (حسب طبيعة العمل).
• القدرة على التنظيم والتنسيق والمتابعة.
• مهارات تواصل عالية ولباقة في التعامل.
• القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد.

المهارات:

• الأمانة والسرية.
• المرونة وسرعة التعلّم.
• الانضباط الذاتي وتحمل المسؤولية.

وصف الوظيفة – السكرتير التنفيذي للسيد عبد العزيز الموسى

عنوان الوظيفة: السكرتير التنفيذي

التقارير إلى: السيد عبد العزيز الموسى، رئيس مجلس الإدارة

الموقع: الجبيل، الخبر، الأحساء، المملكة العربية السعودية

سيقدم السكرتير التنفيذي دعمًا إداريًا عالي المستوى باللغتين (العربية والإنجليزية) مباشرة للسيد عبد العزيز الموسى. تتطلب هذه الوظيفة مستوى استثنائي من الاحتراف، والسرية، والكفاءة في إدارة المعلومات الحساسة، وتنسيق الجداول المعقدة، وضمان سير العمليات التنفيذية بسلاسة. يجب على المرشح أن يكون استباقيًا، ومبتكرًا، وقادرًا على التنقل في بيئة سريعة الوتيرة مع أصحاب المصلحة المتنوعين عبر المملكة العربية السعودية وعلى المستوى الدولي.

المسؤوليات الرئيسية:

• الدعم الإداري والتنفيذي:
  • إدارة جدول عمل رئيس مجلس الإدارة الثنائي اللغة، والمراسلات، والوثائق باللغتين الإنجليزية والعربية.
  • كتابة ومراجعة وترجمة الاتصالات المهنية (البريد الإلكتروني، والتقارير، والعروض التقديمية) بين العربية والإنجليزية حسب الحاجة.
  • التعامل مع الأمور السرية بأعلى مستوى من السرية.
  • ضمان المتابعة في الوقت المناسب للمهام والأولويات عبر اهتمامات تجارية متعددة.
• الاتصال والتنسيق:
  • العمل كحلقة وصل ثنائية اللغة بين رئيس مجلس الإدارة وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
  • إعداد جداول الأعمال، ومحاضر الاجتماعات، والملخصات باللغتين الإنجليزية والعربية للاجتماعات.
  • التواصل الفعال مع الهيئات الحكومية، والشركاء الدوليين، والتنفيذيين في الأعمال.
  • تسهيل التواصل الثقافي عبر الثقافات.
• دعم المشاريع والأعمال:
  • توفير الدعم الثنائي اللغة للعقود، والمذكرات، والتقارير.
  • إجراء البحوث وإعداد مواد الإحاطة باللغتين الإنجليزية والعربية.
  • دعم تتبع المشاريع، وضمان التوافق مع المواعيد النهائية والنتائج.
  • دعم تسجيل الموردين.
• إدارة السفر والفعاليات:
  • تنظيم الوثائق الثنائية اللغة للحصول على التأشيرات، ومسارات السفر، والإقامة.
  • تنسيق اللوجستيات للاجتماعات، والمؤتمرات، والفعاليات المؤسسية المحلية والدولية للسيد الموسى وعائلته.
• الدعم الاستراتيجي والتحليلي:
  • المساعدة في إعداد ملخصات الأعمال، والملخصات التنفيذية، ونقاط الحديث للاجتماعات.
  • مراقبة أخبار الصناعة الرئيسية وتقديم ملخصات ذات صلة باهتمامات رئيس مجلس الإدارة التجارية.
  • المساعدة في تحديد الفرص والشراكات والمهام الاستراتيجية.
• إدارة العلاقات وأصحاب المصلحة:
  • العمل كممثل لرئيس مجلس الإدارة في بعض الاتصالات مع الحكومة، والقطاع الخاص، والشركاء الدوليين.
  • الحفاظ على شبكة قوية من الاتصالات نيابة عن رئيس مجلس الإدارة ومتابعة إدارة العلاقات.
  • ضمان تنسيق سلس مع الزوار من الشخصيات المهمة والرفيعة.
• البراعة في التكنولوجيا الرقمية:
  • إدارة الأدوات الرقمية مثل أدوات تتبع المشاريع (Asana، Trello، أو ما شابه).
  • التعامل مع مؤتمرات الفيديو، والندوات عبر الإنترنت، والاجتماعات الهجينة.
  • الحفاظ على أنظمة الملفات الرقمية الآمنة والأرشفة باللغتين العربية والإنجليزية.
• التطوير المهني والتمثيل:
  • إعداد عروض تقديمية متقنة باللغتين العربية والإنجليزية للمؤتمرات أو المراجعات الداخلية.
  • ضمان توافق العلامة التجارية والاحترافية في جميع الاتصالات.
• المساعدة الشخصية:
  • الإشراف على بعض الجدولة الشخصية وتنسيق العائلة إذا تم التفويض بذلك.
  • إدارة السفر الشخصي وترتيبات الضيافة على مستوى عالٍ.

المؤهلات والمتطلبات:

• التعليم: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة.
• الخبرة: خبرة مثبتة لمدة 5 سنوات على الأقل في دعم التنفيذيين على مستوى C.
• اللغات: الطلاقة في العربية والإنجليزية (قراءة، كتابة، وتحدث) أمر ضروري.

المهارات:

• مهارات ترجمة وكتابة مهنية بين العربية والإنجليزية.
• مهارة عالية في مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• قدرة تنظيمية عالية وقدرة على القيام بعدة مهام في وقت واحد.
• مهارات تواصل ممتازة مع حساسية ثقافية.
• القدرة على إدارة الأمور السرية بحذر.

الصفات الشخصية:

• محترف، ومهذب، ومظهره جذاب للغاية.
• مُتحدث ثنائي اللغة يتمتع بطلاقة عبر الثقافات.
• مرن، واستباقي، ودقيق.
• مهارات قوية في حل المشكلات واتخاذ القرار.
• موثوق، وجدير بالثقة، وسري.

التعويضات والمزايا:

• حزمة راتب تنافسية تعتمد على الخبرة.
• بدل سكن، وبدل نقل، وتأمين طبي.
• إجازة سنوية ومزايا السفر.
• فرص مكافآت قائمة على الأداء.

انضم إلى فريقنا كمساعد إداري!
نبحث عن شخصية متميزة للعمل في أكاديمية العزم | Alazem Academy في الرياض، حي العقيق. ستؤدي دورًا حيويًا في دعم الأنشطة الإدارية وتقديم خدمة عملاء ممتازة.

• المؤهلات:
• إجادة اللغة الإنجليزية.
• شهادة جامعية.
• خبرة لا تقل عن سنة في خدمة العملاء.

إذا كنتِ تبحثين عن فرصة لتعزيز مهاراتك والانضمام إلى بيئة عمل ديناميكية، يرجى تقديم سيرتك الذاتية عبر البريد الإلكتروني المذكور.