سكرتير تنفيذي📣 إعلان

وصف الوظيفة – السكرتير التنفيذي للسيد عبد العزيز الموسى

عنوان الوظيفة: السكرتير التنفيذي

التقارير إلى: السيد عبد العزيز الموسى، رئيس مجلس الإدارة

الموقع: الجبيل، الخبر، الأحساء، المملكة العربية السعودية

سيقدم السكرتير التنفيذي دعمًا إداريًا عالي المستوى باللغتين (العربية والإنجليزية) مباشرة للسيد عبد العزيز الموسى. تتطلب هذه الوظيفة مستوى استثنائي من الاحتراف، والسرية، والكفاءة في إدارة المعلومات الحساسة، وتنسيق الجداول المعقدة، وضمان سير العمليات التنفيذية بسلاسة. يجب على المرشح أن يكون استباقيًا، ومبتكرًا، وقادرًا على التنقل في بيئة سريعة الوتيرة مع أصحاب المصلحة المتنوعين عبر المملكة العربية السعودية وعلى المستوى الدولي.

المسؤوليات الرئيسية:

• الدعم الإداري والتنفيذي:
  • إدارة جدول عمل رئيس مجلس الإدارة الثنائي اللغة، والمراسلات، والوثائق باللغتين الإنجليزية والعربية.
  • كتابة ومراجعة وترجمة الاتصالات المهنية (البريد الإلكتروني، والتقارير، والعروض التقديمية) بين العربية والإنجليزية حسب الحاجة.
  • التعامل مع الأمور السرية بأعلى مستوى من السرية.
  • ضمان المتابعة في الوقت المناسب للمهام والأولويات عبر اهتمامات تجارية متعددة.
• الاتصال والتنسيق:
  • العمل كحلقة وصل ثنائية اللغة بين رئيس مجلس الإدارة وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
  • إعداد جداول الأعمال، ومحاضر الاجتماعات، والملخصات باللغتين الإنجليزية والعربية للاجتماعات.
  • التواصل الفعال مع الهيئات الحكومية، والشركاء الدوليين، والتنفيذيين في الأعمال.
  • تسهيل التواصل الثقافي عبر الثقافات.
• دعم المشاريع والأعمال:
  • توفير الدعم الثنائي اللغة للعقود، والمذكرات، والتقارير.
  • إجراء البحوث وإعداد مواد الإحاطة باللغتين الإنجليزية والعربية.
  • دعم تتبع المشاريع، وضمان التوافق مع المواعيد النهائية والنتائج.
  • دعم تسجيل الموردين.
• إدارة السفر والفعاليات:
  • تنظيم الوثائق الثنائية اللغة للحصول على التأشيرات، ومسارات السفر، والإقامة.
  • تنسيق اللوجستيات للاجتماعات، والمؤتمرات، والفعاليات المؤسسية المحلية والدولية للسيد الموسى وعائلته.
• الدعم الاستراتيجي والتحليلي:
  • المساعدة في إعداد ملخصات الأعمال، والملخصات التنفيذية، ونقاط الحديث للاجتماعات.
  • مراقبة أخبار الصناعة الرئيسية وتقديم ملخصات ذات صلة باهتمامات رئيس مجلس الإدارة التجارية.
  • المساعدة في تحديد الفرص والشراكات والمهام الاستراتيجية.
• إدارة العلاقات وأصحاب المصلحة:
  • العمل كممثل لرئيس مجلس الإدارة في بعض الاتصالات مع الحكومة، والقطاع الخاص، والشركاء الدوليين.
  • الحفاظ على شبكة قوية من الاتصالات نيابة عن رئيس مجلس الإدارة ومتابعة إدارة العلاقات.
  • ضمان تنسيق سلس مع الزوار من الشخصيات المهمة والرفيعة.
• البراعة في التكنولوجيا الرقمية:
  • إدارة الأدوات الرقمية مثل أدوات تتبع المشاريع (Asana، Trello، أو ما شابه).
  • التعامل مع مؤتمرات الفيديو، والندوات عبر الإنترنت، والاجتماعات الهجينة.
  • الحفاظ على أنظمة الملفات الرقمية الآمنة والأرشفة باللغتين العربية والإنجليزية.
• التطوير المهني والتمثيل:
  • إعداد عروض تقديمية متقنة باللغتين العربية والإنجليزية للمؤتمرات أو المراجعات الداخلية.
  • ضمان توافق العلامة التجارية والاحترافية في جميع الاتصالات.
• المساعدة الشخصية:
  • الإشراف على بعض الجدولة الشخصية وتنسيق العائلة إذا تم التفويض بذلك.
  • إدارة السفر الشخصي وترتيبات الضيافة على مستوى عالٍ.

المؤهلات والمتطلبات:

• التعليم: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة.
• الخبرة: خبرة مثبتة لمدة 5 سنوات على الأقل في دعم التنفيذيين على مستوى C.
• اللغات: الطلاقة في العربية والإنجليزية (قراءة، كتابة، وتحدث) أمر ضروري.

المهارات:

• مهارات ترجمة وكتابة مهنية بين العربية والإنجليزية.
• مهارة عالية في مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• قدرة تنظيمية عالية وقدرة على القيام بعدة مهام في وقت واحد.
• مهارات تواصل ممتازة مع حساسية ثقافية.
• القدرة على إدارة الأمور السرية بحذر.

الصفات الشخصية:

• محترف، ومهذب، ومظهره جذاب للغاية.
• مُتحدث ثنائي اللغة يتمتع بطلاقة عبر الثقافات.
• مرن، واستباقي، ودقيق.
• مهارات قوية في حل المشكلات واتخاذ القرار.
• موثوق، وجدير بالثقة، وسري.

التعويضات والمزايا:

• حزمة راتب تنافسية تعتمد على الخبرة.
• بدل سكن، وبدل نقل، وتأمين طبي.
• إجازة سنوية ومزايا السفر.
• فرص مكافآت قائمة على الأداء.

انضم إلى فريقنا كأمين تنفيذي!
في مجموعة عجلان وإخوانه، نحن نبحث عن أمين تنفيذي منظم وذو مهنية عالية يلعب دورًا حيويًا في دعم فريق الإدارة العليا لدينا. ستضمن سير العمليات اليومية بسلاسة في عملنا مع الحفاظ على اتصالات فعالة عبر المنظمة.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة المراسلات والاتصالات اليومية (الداخلية والخارجية).
• تنظيم الجداول والمواعيد والاجتماعات وترتيبات السفر.
• إعداد التقارير والعروض التقديمية والمتابعة للقرارات التنفيذية.
• الحفاظ على تنظيم الملفات والمستندات لسهولة الوصول.
• التنسيق بين الأقسام لضمان سير العمل بسلاسة.
• ترحيب الزوار والعملاء، وتمثيل الشركة بشكل مهني.
• أداء مهام إدارية إضافية كما هو محدد من قبل الإدارة العليا.

المؤهلات والمتطلبات:

• دبلوما أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن سنتين كأمين تنفيذي أو في دور مشابه.
• مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي باللغة العربية والإنجليزية.
• إجادة مجموعة Microsoft Office (Word و Excel و PowerPoint و Outlook).
• مهارات تنظيم قوية والقدرة على أداء مهام متعددة تحت الضغط.
• مستوى عالٍ من السرية والمهنية.

انضم إلينا في مهمتنا لقيادة المستقبل والمساهمة في رؤية المملكة العربية السعودية 2030!

انضم إلى DNA Studio كأمين تنفيذي!
نحن نبحث عن أمين تنفيذي منظم للغاية واستباقي لدعم الرئيس التنفيذي في كل من القدرات الاستراتيجية والتشغيلية. هذه الوظيفة تتجاوز المهام الإدارية التقليدية لإدارة المشاريع بفعالية وتنسيق المبادرات.

المسؤوليات:

• التصرف كنقطة الاتصال الأساسية للرئيس التنفيذي، وإدارة الاتصالات، والجدولة، والأولويات.
• تمثيل الرئيس التنفيذي في الاجتماعات، ومتابعة عناصر العمل والتأكد من التوافق عبر الفرق.
• إعداد جداول الأعمال، وملاحظات الشرح، والعروض التقديمية للمناقشات على المستوى التنفيذي.
• قيادة وإدارة المشاريع بين الأقسام، وضمان تحقيق الأهداف والمخرجات في الوقت المحدد.
• مراقبة تقدم المبادرات الاستراتيجية وتصعيد القضايا أو المخاطر إلى الرئيس التنفيذي.
• التنسيق مع رؤساء الأقسام لتوافق الأهداف والموارد والجداول الزمنية.
• تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية وتقديم رؤى لدعم اتخاذ القرارات القائمة على البيانات.
• تطوير وصيانة لوحات تقارير التحديثات التنفيذية، وتوحيد البيانات في تقارير واضحة وقابلة للتطبيق.
• دعم العمليات المالية والتشغيلية لمساءلة المشاريع.
• التواصل مع الفرق الداخلية وأعضاء مجلس الإدارة والشركاء الخارجيين.
• الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بحذر.

المؤهلات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو المالية أو مجال ذي صلة (يفضل الماجستير).
• خبرة 5 سنوات أو أكثر كمساعد تنفيذي أو رئيس للموظفين أو مدير مشروع في بيئة سريعة الخطى.
• مهارات قوية في إدارة المشاريع (شهادة PMP/Prince2 تعتبر ميزة).
• مهارات تحليلية وتقرير وتنظيم ممتازة.
• مهارات اتصال بين شخصية استثنائية.
• القدرة على إدارة أولويات متعددة بمستوى عالٍ من الاستقلالية والمهنية.