الوصف الوظيفي: مشرف إداري – عيادة تجميل

الهدف من الوظيفة

الإشراف على العمليات الإدارية اليومية في عيادة التجميل لضمان سير العمل بكفاءة عالية، وتحسين جودة الخدمة المقدّمة للعملاء، ودعم الفريق الطبي والإداري بما يحقق أهداف العيادة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

1. إدارة العمليات اليومية

• الإشراف على موظفي الاستقبال وخدمة العملاء.

• متابعة سير العمل في الأقسام غير الطبية وضمان الالتزام بالسياسات.

• مراقبة جدول المواعيد وتنسيق أوقات الأطباء والفنيين.

• معالجة المشاكل اليومية وحلّها بسرعة.

2. إدارة الموظفين

• توزيع المهام اليومية ومتابعة أدائها.

• تقييم أداء الموظفين ورفع التقارير للإدارة العليا.

• تدريب الموظفين الجدد على الأنظمة والإجراءات.

• التأكد من التزام الموظفين بالزي الرسمي وسلوكيات العمل.

3. خدمة العملاء

• ضمان استقبال العملاء بطريقة مهنية وراقية.

• متابعة الشكاوى والملاحظات ومعالجتها بشكل فوري.

• الإشراف على جودة تجربة العميل منذ دخوله حتى انتهاء الخدمة.

• دعم حملات الولاء واستبيانات رضا العملاء.

4. الرقابة على الأنظمة والسجلات

• الإشراف على نظام المواعيد والفواتير والتقارير اليومية.

• حفظ وتنظيم البيانات والملفات الإدارية.

• متابعة صلاحيات الأنظمة الإلكترونية وتحديثها.

5. التنسيق الإداري

• التنسيق بين الأقسام الطبية والإدارية لتحقيق انسيابية العمل.

• متابعة احتياجات العيادة من مستلزمات مكتبية ومطبوعات.

• إعداد تقارير أسبوعية وشهرية عن الأداء الإداري.

6. الرقابة على الالتزام

• التأكد من تطبيق سياسات الجودة وسلامة المرضى والخصوصية.

• الالتزام بأنظمة وزارة الصحة ومتطلباتها.

• متابعة حضور وانصراف الموظفين وتطبيق اللوائح.

المؤهلات المطلوبة

• بكالوريوس إدارة أعمال أو إدارة مستشفيات أو تخصص مشابه.

• خبرة 2–5 سنوات في مجال الإدارة، يفضل في عيادات التجميل أو القطاع الطبي.

• إجادة اللغة الإنجليزية.

• إجادة استخدام أنظمة العيادات والأنظمة الإدارية.

• مهارات قوية في التواصل والقيادة وحل المشكلات.

المهارات الأساسية

• مهارات إشراف وقيادة فريق.

• القدرة على إدارة عدة مهام في وقت واحد.

• مهارات تنظيم وتنسيق عالية.

• مهارات خدمة عملاء ممتازة.

• سرعة في اتخاذ القرار.