موظف استقبال

ساعات العمل 85 ايام في الاسبوع

• التأكد من التعامل مع الزوار والمكالمات بطريقة ترحيبية ولطيفة ومهنية، مع محاولة توقع احتياجاتهم قدر الإمكان.

• اتباع إجراءات الأمن الخاصة بتسجيل الزوار والضيوف، وإدارة سجل الزوار في ملف Excel.

• إدارة وتوجيه الزوار الذين يصلون إلى المكتب، خصوصًا المسؤولين الحكوميين والعملاء والموردين والضيوف الآخرين، بما في ذلك جمع المعلومات اللازمة حول سبب زيارتهم وإبلاغ الشخص المعني بذلك.

• امتلاك المهارات اللازمة للتعامل مع أي شكاوى من العملاء أو الزوار بطريقة مهنية ومحترمة، وتحويلها إلى الشخص المختص عند الحاجة.

• التعامل مع بطاقات الزوار، والاحتفاظ بالسجلات المكتوبة للزوار، وإصدار بطاقات زوار مؤقتة، والتأكد من إعادتها بعد الزيارة؛ إضافةً إلى التحكم في جميع أبواب الدخول والتواصل مع شركة الأمن في حالة حدوث أي مشكلة.

• إدارة الطلبات اليومية الواردة من الموظفين في الموقع.

• تسجيل ومتابعة وتحديث طلبات المساعدة الخاصة بأعطال المعدات والتحسينات المطلوبة، مع تحديث الحالة عند الضرورة.

• إدارة وإصدار البطاقات الدائمة والمؤقتة، وتفعيلها وتوزيعها.

• الحفاظ على نظام حفظ الملفات في الاستقبال وتحديثه بانتظام وفقًا لإجراءات CBRE، مع الالتزام بإجراءات الصحة والسلامة والإبلاغ عن أي مخاطر، وحضور تدريبات CBRE.

• استقبال جميع الشحنات البريدية والاحتفاظ بسجل لجميع الشحنات المستلمة.

• ضمان الالتزام بإجراءات الأمن والطوارئ الخاصة بالعملاء في جميع الأوقات، والمشاركة الفعالة في إخلاء المبنى وفقًا لإجراءات التحكم في الحوادث.

• متابعة سجلات الحضور والغياب وتحديث القائمة بانتظام.

• التعاون مع الزملاء لمشاركة التقارير والمعلومات اليومية بطريقة بنّاءة.

• استقبال المرضى والتسجيل: استقبال المرضى والزوار بأدب، والتحقق من تفاصيل المرضى، وضمان تجربة تسجيل سلسة.
• جدولة المواعيد: جدولة وتأكيد المواعيد، وإدارة تقويم المواعيد، والتواصل بشأن أي تغييرات مع المرضى.
• استفسارات المرضى والتواصل: التعامل مع المكالمات الواردة، والاستجابة للاستفسارات، وتقديم المعلومات اللازمة حول الخدمات والإجراءات.
• إدارة السجلات: الحفاظ على سجلات المرضى بدقة وضمان سرية وأمان المعلومات.
• الفوترة والمدفوعات: جمع المدفوعات، والمساعدة في استفسارات الفوترة، والحفاظ على السجلات المالية بدقة.
• الدعم الإداري: المساعدة في المهام الكتابية، والحفاظ على منطقة الاستقبال نظيفة، ودعم الموظفين في مشاريع مختلفة.
• الجودة والامتثال: الالتزام باللوائح الصحية والمشاركة في مبادرات تحسين الجودة.

• شهادة تعليمية ذات صلة؛ المؤهلات في إدارة الرعاية الصحية أو خدمة العملاء تعتبر ميزة.
• 12 سنوات من الخبرة كموظف استقبال في بيئة الرعاية الصحية.
• مهارات تواصل وتنظيم قوية، وإجادة في برامج المكتب.
• خبرة في نظم إدارة المرضى وعمليات فوترة الرعاية الصحية.

• يتم أداء العمل في الغالب عند مكتب الاستقبال داخل العيادة.
• هذه وظيفة بدوام كامل مع نوبات متغيرة، تشمل عطلات نهاية الأسبوع والعطلات.

• الحفاظ على معرفة شاملة بخدمات الفندق وميزاته وعملياته.
• أداء واجبات المكتب الأمامي عبر نوبات الصباح والمساء والليل.
• ضمان تجربة سلسة لتسجيل الوصول والمغادرة للضيوف.
• التعامل مع طلبات الضيوف بشكل احترافي وفي الوقت المناسب، مما يخلق علاقات لا تُنسى.
• مساعدة الضيوف في توجيهات الفندق والمعلومات المتعلقة بإقامتهم.
• موازنة المصرف النقدي المخصص وإدارة المعاملات النقدية.
• التعاون مع أعضاء الفريق لتعزيز رضا الضيوف وتجربتهم.
• المحافظة على النظافة والتنظيم في منطقة المكتب الأمامي.