سكرتير تنفيذي📣 إعلان

فرصة وظيفية للتعيين بمسمى سكرتير تنفيذي
في شركة #المشورة_للمحاماة - الدمام

المهام الوظيفية:

• إدارة وتنظيم جدول أعمال الرئيس التنفيذي، بما يشمل المواعيد، الاجتماعات، والجلسات القضائية المهمة.
• استقبال المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني، وفرزها وتوجيهها ومتابعة الردود.
• إعداد محاضر الاجتماعات، وتدوين القرارات والتوصيات، ومتابعة تنفيذها مع فريق العمل.
• متابعة الفواتير، أوامر الدفع، وإنهاء القضايا بالتنسيق مع الإدارة المالية.
• تنظيم شؤون السفر والحجوزات والاجتماعات الخارجية عند الحاجة.
• الالتزام التام بسرية المعلومات والملفات والقضايا.
• تنسيق مواعيد القضايا ومتابعة التواريخ المهمة (جلسات، مذكرات، مهام نظامية) والتنبيه عليها مسبقاً للمحامي والمستشار المختص.
• تنظيم الملفات القانونية إلكترونياً وتحديثها يومياً في النظام الإلكتروني الخاص بالشركة.
• التنسيق مع العملاء بخصوص المواعيد والمتطلبات والمستندات اللازمة.
• التنسيق والمتابعة مع قسم المشتريات فيما يخص الطلبات الإدارية، الخدمات اللوجستية، وأي احتياجات تشغيلية خاصة بالمكتب.
• التنسيق مع قسم الموارد البشرية بخصوص شؤون الموظفين الإدارية، الحضور والانصراف، الإجازات، متابعة إجراءات التعيين ومباشرة العمل وإنهاء العقود.
• القيام بأي مهام إدارية أخرى يُكلف بها من الشركاء أو الإدارة.

المؤهلات:

• شهادة جامعية أو دبلوم مناسب (إدارة، سكرتارية، قانون، أو ما يعادلها).
• مهارة عالية في استخدام الحاسب الآلي (Microsoft Office).
• الالتزام بالسرية المهنية والدقة في العمل.
• خبرة سابقة في مكتب محاماة أو بيئة قانونية (مفضل أساسياً).
• القدرة على العمل تحت الضغط وحسن التنظيم وإدارة الوقت.
• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة.

المسمى الوظيفي: سكرتير تنفيذي

الموقع: الدمام، المملكة العربية السعودية

عن العميل:
عميلنا هو مجموعة أعمال موثوقة ومتنوعة يقع مقرها الرئيسي في الدمام ولها اهتمامات في العقارات والبنية التحتية والاستثمارات. تقدر المنظمة التميز والنزاهة والكفاءة التشغيلية، وتبحث عن سكرتير تنفيذي منظم وموجه للخدمة لدعم القيادة العليا.

ملخص الوظيفة:
سيقوم السكرتير التنفيذي بتقديم دعم إداري عالي المستوى ومساعدة شخصية لكبار التنفيذيين. تركز هذه الوظيفة على إدارة الجدول الزمني بشكل خبير، وتنظيم السفر المعقد، وتنسيق الاجتماعات، وإعداد التقارير والعروض التقديمية. يجب أن يكون المرشح المثالي يتمتع بالسرية، ويولي اهتمامًا بالتفاصيل، ومتمكنًا جدًا في استخدام Microsoft Office، ومريحًا في العمل في بيئة تنفيذية سريعة.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة جداول التنفيذيين: جدولة، إعادة جدولة، وتحديد أولويات الاجتماعات عبر المناطق الزمنية؛ إعداد الموجزات والأجندات.
• تنسيق السفر من البداية إلى النهاية: الرحلات، التأشيرات، الإقامة، النقل البري، والمخططات التفصيلية.
• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين التنفيذيين والمساهمين الداخليين/الخارجيين؛ تصفية المكالمات والمراسلات.
• إعداد وتنسيق ومراجعة التقارير والعروض التقديمية والملخصات التنفيذية باستخدام Microsoft Word وExcel وPowerPoint.
• تتبع عناصر العمل والمواعيد النهائية والمتابعات؛ ضمان التنفيذ في الوقت المناسب للمهام والقرارات.
• تنظيم اجتماعات المجلس والقيادة: اللوجستيات، الغرف/روابط الفيديو، المواد، المحاضر، وسجلات الإجراءات.
• الحفاظ على الملفات والسجلات وقواعد البيانات السرية مع اهتمام دقيق بالتفاصيل.
• التعامل مع المهام العامة للسكرتير الشخصي: النفقات، التعويضات، المواعيد الشخصية، ومعالجة الوثائق حسب الحاجة.
• دعم المشاريع التنفيذية العارضة وتنسيق الفعاليات الخفيفة.

المتطلبات الأساسية (يجب أن تكون مؤكدة):

• إجادة اللغة الإنجليزية (تحدثاً وكتابة).
• إتقان Microsoft Office (Outlook وWord وExcel وPowerPoint).
• مهارات السكرتير الشخصي (PA) مع خبرة مثبتة في الدعم التنفيذي.
• خبرة في إدارة الجداول.
• خبرة في تنظيم السفر (محلي ودولي).
• مهارات إعداد التقارير (الكتابة، التنسيق، وتوحيد التقارير التنفيذية).

المؤهلات المفضلة (من الجيد وجودها):

• 3-5 سنوات من الخبرة في دعم القيادة العليا أو مستوى C.
• مهارات كتابة الأعمال والعرض القوية.
• السرية والنزاهة في التعامل مع المعلومات الحساسة.
• معرفة باللغة العربية ميزة.
• خبرة في أدوات مؤتمرات الفيديو وتتبع المشاريع الأساسية.

انضم إلى فريقنا كمختص مبيعات في شركة نانو شيلد!
نحن نبحث عن خريج ثانوية أو أعلى ليكون جزءًا من عائلتنا في الدمام. ستكون مسؤولياتك كالتالي:

• التواصل مع العملاء وتقديم المعلومات الضرورية عن منتجاتنا.
• المشاركة في تحقيق أهداف المبيعات الشهرية.
• الحفاظ على صورة الشركة من خلال الالتزام بالأنظمة والتوجيهات.

المؤهلات المطلوبة:
• شهادة ثانوية أو أعلى.
• رخصة قيادة سارية المفعول.
• مهارات ممتازة في قيادة السيارات واستخدام الكمبيوتر.
ساعات العمل:
8 ساعات عمل مسائية.
المميزات:
• راتب شهري 5500 ريال.
• إجازات سنوية وفق نظام العمل.

نتطلع إلى استقبال طلباتكم ولكن تأكدوا من كتابة المسمى الوظيفي والمدينة في عنوان البريد الإلكتروني.