img
نوع العقدنوع العقددوام كامل
طبيعة الوظيفةطبيعة الوظيفةبالموقع
الموقعالموقعالرياض
We’re Hiring | Secretary

Company Description
We move fast. We build big things. We need someone who can keep up.

Extraordinary Cart is looking for a highly organized, proactive Executive Secretary to support leadership, manage schedules, coordinate communication, and keep operations running smoothly behind the scenes. If you’re detail-oriented, professional, and love structure, speed, and responsibility, you’ll fit right in.

What you’ll bring:
  • Strong English communication skills (spoken & written)
  • Professional Microsoft Office skills
  • Executive/administrative experience
  • Ability to travel when required
  • Valid Saudi driving license (mandatory)

Be part of a fast-growing Saudi company where your role truly makes an impact.

Qualifications
  • Diploma or Bachelor’s degree in Business Administration, Secretarial Studies, or Office Management is preferred.
  • Experience: 1-3 years
  • Ability to work in a fast-paced, customer-focused environment with attention to detail and quality.
  • Proactive and results-driven approach with problem-solving and negotiation skills.
  • Fluency in English and Arabic is preferred to effectively engage with a diverse client base.
  • Managing schedules and coordinating appointments
  • Preparing correspondence and reports
  • Filing, organizing, and archiving documents
  • Coordinating meetings and preparing meeting minutes

متطلبات الوظيفة

  • تتطلب ٢-٥ سنوات خبرة

وظائف مشابهة

سكرتير

شركة متخصصه في مجال العقار

4,000 - 5,000 SR / شهرياً dotدوام كامل

مطلوب سكرتير تنفيذي / مسؤول تشغيل خطة التطويرالموقع: الرياضنوع العمل: دوام كاملالجهة: شركة عقارية
نبحث عن شخص منظم ودقيق يكون قريب من الإدارة بشكل مباشر، ويكون دوره الأساسي تشغيل ومتابعة خطة تطوير الشركة يومًا بيوم. نحتاج شخص “يمسك الملفات” فعليًا: تقارير، CRM، أرشفة، متابعة الفريق، وتنظيم الشغل بحيث كل شيء يمشي بنظام ووضوح.

المهام الرئيسية


1) متابعة خطة التطوير وتشغيلها
متابعة تنفيذ الخطة أسبوعيًا وشهريًا، ورفع ملخصات واضحة للإدارة.


تنظيم الاجتماعات، تجهيز جدول الأعمال، وكتابة محاضر الاجتماع والقرارات ومتابعة تنفيذها.



2) إدارة الـ CRM والبيانات
إنشاء وتحديث قاعدة بيانات (ملاك – عقارات – عملاء).


التأكد أن إدخال البيانات صحيح ومكتمل (حالة الملف، الإجراء القادم، تاريخ المتابعة، مصدر العميل).


إعداد تقارير أسبوعية عن الفرص القائمة (Pipeline) والنتائج.



3) التقارير التشغيلية اليومية والأسبوعية
تجميع التقارير اليومية من الفريق (تسويق/جلب/إدارة أملاك).


إخراج تقرير أسبوعي مختصر وواضح: ماذا أنجزنا؟ الأرقام؟ أين التعثر؟ ما المطلوب الأسبوع القادم؟



4) الأرشفة والحوكمة
ترتيب وأرشفة العقود والعروض والبروشورات والمستندات والمراسلات بطريقة سهلة الرجوع لها.


توحيد النماذج الداخلية وتشغيلها (مثل: نموذج تأهيل مالك، نموذج استلام بيانات مشروع، التقارير اليومية…).



5) تنسيق العمل مع الموردين
متابعة شركات التصميم/التسويق/الموقع والتأكد من الالتزام بالمواعيد والتسليمات.


مراجعة المستندات والمخرجات قبل إرسالها واعتماد النسخ النهائية.



المتطلبات


خبرة سابقة في سكرتارية تنفيذية أو تنسيق عمليات أو إدارة مكتب (ويفضّل من له علاقة بالعقار أو المبيعات).


ممتاز في Excel و Word (جداول، فلترة، تقارير… وPivot ميزة إضافية).


فهم عملي لأي نظام CRM (حتى لو كان Google Sheets المهم يفهم المنطق والتنظيم).


شخص منظم، دقيق، سريع متابعة، ويعرف يمسك عدة ملفات بنفس الوقت.


تواصل جيد وكتابة عربية سليمة.


يتحمل ضغط العمل والمتابعة اليومية بدون تسيّب.



مؤشرات الأداء (كيف نقيس شغلك)


التزام الفريق بالتقارير اليومية (هدفنا 95% وأكثر).


نظافة بيانات الـ CRM (أخطاء قليلة جدًا، أقل من 3% أسبوعيًا).


تقرير أسبوعي ثابت ومكتمل للإدارة.


أرشفة وترتيب كامل للملفات خلال 24–48 ساعة من صدورها.



ميزة إضافية (تزيد فرص قبولك)


فهم بسيط للتسويق الرقمي وقراءة التقارير (Leads/UTM).


خبرة في إعداد عروض PowerPoint أو بروفايلات.


خبرة في العقود والمراسلات الإدارية.



breifcase0-1 سنة

locationالروابي، الرياض

منذ 12 يوم