مساعد إداري📣 إعلان

مطلوب مساعد إداري للعمل في شركتنا المرموقة، مسؤول عن تنظيم المواعيد وإدارة المراسلات وأرشفة الملفات. سيقوم بتنسيق الاجتماعات، إعداد التقارير، والتواصل مع العملاء والموظفين لضمان سير العمل بكفاءة. يتطلب المنصب مهارات تنظيمية ممتازة، إتقان برامج الأوفيس، والقدرة على العمل ضمن فريق في بيئة ديناميكية.

نبذة عن الدور: تسعى جهة أمنية لتوظيف مساعد إداري لدعم فريق الموارد البشرية وإدارة الأعمال من خلال توفير خدمات إدارية فعالة.

المتطلبات:

• دبلوم في الموارد البشرية أو إدارة الأعمال أو أي تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن سنتين في مجال مشابه.
• إجادة اللغة الإنجليزية.

الموقع: جدة
مدة الإعلان: 30 يوم

انضم إلى مجموعة فقيه الرعاية كمساعد إداري!
نبحث عن شخص م dedicated و منظم لتقديم الدعم الإداري والكتابي لأقسامنا المختلفة للمساعدة في الحفاظ على الكفاءة التشغيلية وخدمة العملاء الممتازة.

المسؤوليات الرئيسية:

• تطوير وصيانة أنظمة تنظيم الملفات الإلكترونية والورقية، مع ضمان الامتثال لسياسات الاحتفاظ بالبيانات.
• الرد على المكالمات الهاتفية، وترحيب الزوار، وإدارة الوصول بناءً على المواعيد المجدولة، وتوجيه الاستفسارات إلى الموظفين المناسبين.
• تدوين المحاضر والحضور خلال الاجتماعات؛ إنهاء، والموافقة، وتوزيع محاضر الاجتماعات على الفور.
• إعداد التقارير部门ية والحفاظ على قواعد البيانات ذات الصلة، وضمان دقة البيانات والوثائق المناسبة.
• استقبال وتوزيع البريد الوارد على الفور، وتوجيه الاتصالات إلى الأفراد أو الأقسام المناسبة.
• تنظيم وصيانة بيئة مكتبية مرتبة وآمنة، وإدارة الإمدادات وضمان الامتثال لسياسات الاحتفاظ بالبيانات.
• إعداد النسخ، والتقارير، وجداول البيانات، والعروض التقديمية، وأي مستندات أخرى حسب الحاجة.
• طلب وتنظيم وإدارة المستلزمات والمعدات المكتبية لتلبية احتياجات الموظفين.
• إدخال طلبات الصيانة والشراء الإلكتروني حسب الحاجة والتنسيق مع الأقسام المعنية لحلها في الوقت المناسب.
• العمل كموصل لتسليم المستندات والأوراق والتقارير إلى الأقسام أو الأفراد المعنيين.
• أداء مهام أخرى حسب التكليف في نطاق العمل.

المهارات والقدرات:

• مهارات حاسوبية جيدة وقدرة على إدخال البيانات؛ معرفة ببرنامج MS Excel وMS Outlook وMS Word وMS PowerPoint.
• مهارات تحليلية قوية وحل المشكلات.
• مهارات تواصل ممتازة ورعاية العملاء.
• قدرات دقيقة في حفظ السجلات.

الخبرة: الحد الأدنى من سنة واحدة في منصب إداري، ويفضل في مجال الرعاية الصحية.
التعليم: درجة البكالوريوس في الإدارة أو مجال ذي صلة.
اللغة: إتقان ممتاز للغة الإنجليزية الشفوية والمكتوبة؛ يفضل إتقان اللغة العربية.