وظائف الإدارة والسكرتارية لحديثي التخرج في نجران

• إجادة الترجمة باللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.
• تحمّل المسؤولية تجاه الأعمال الموكلة.
• العمل مع فريق لتقديم ترجمة عالية الجودة.

• بكالوريوس في اللغة الإنجليزية أو ما يعادلها.
• خبرة في الترجمة الشفوية والكتابية.
• إجادة استخدام قواعد البيانات.

مطلوب موظف استقبال للعمل في مؤسسة مرموقة، يتمتع بمظهر لائق ومهارات تواصل ممتازة ويجيد اللغتين العربية والإنجليزية. يكون مسؤولاً عن استقبال الضيوف والزوار وتوجيههم، والرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها للأقسام المعنية، وتنظيم المواعيد وإدارة البريد الوارد والصادر.

المهام الرئيسية:

• استقبال الضيوف والزوار بأسلوب مهني واحترافي

• إدارة نظام الهاتف وتحويل المكالمات

• تنظيم وجدولة المواعيد والاجتماعات

• التعامل مع البريد الإلكتروني والمراسلات

• المحافظة على نظافة وترتيب منطقة الاستقبال

• تسجيل بيانات الزوار وإصدار التصاريح اللازمة

• التنسيق مع الأقسام المختلفة لتسهيل عمل الضيوف

• استقبال الزوار وتوجيههم.
• الإجابة على استفسارات العملاء.
• إدارة المراسلات والاتصالات الهاتفية.

• تحدث اللغة الإنجليزية.
• مهارات التواصل الجيد.

• الراتب: 4000 ريال.
• لا يشترط الخبرة.

• استقبال الزوار والعملاء والترحيب بهم وتحديد مطالبهم.
• تزويدهم بالمعلومات المطلوبة وإعلام المرجع المعني عن المراجعين.
• استقبال المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات أو التحويل إلى المرجع المختص.
• إجراء الاتصالات الداخلية للحصول على المعلومات.
• ترتيب مواعيد المقابلات وتسجيل أسماء المراجعين والعملاء في السجلات الخاصة بذلك.

• المرحلة الثانوية.

• خدمة العملاء، مكتب الاستقبال، جدولة الزيارات، الرد على المكالمات الواردة، التواصل عبر الهاتف، والرد على استفسارات العملاء.

• إعداد سجلات وبطاقات الصنف لكل من عناصر السلع والمواد المخزونة.
• إدخال البيانات المتعلقة بالمواد والسلع المستلمة والمصروفة.
• المشاركة في تحديد حد الطلب للمواد والسلع وتنبيه المعنيين لتجهيز طلبيات الشراء.
• المشاركة في جرد المخزون ومطابقة الكميات مع السجلات.
• إعداد وتقديم تقارير العمل وتوثيقها وحفظها.

• البكالوريوس في إدارة الأعمال.
• مهارات متقدمة في الأرشفة، مسك السجلات، والحفاظ على المخزون.
• القدرة على تقديم التقارير ومراقبة وصول السلع.
• القدرة على تحمل المسؤولية والعمل تحت الضغط.

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تنفيذ القرارات.
• فتح وفرز البريد الورقي والإلكتروني وتوزيعه.
• إنجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية.
• تنظيم الملفات والعناية بها.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر وتدوين محاضرها.

• بكالوريوس في إدارة الأعمال أو نظم المعلومات الإدارية أو السكرتارية التنفيذية.

• الإدارة والتنظيم
• جدولة الزيارات
• الكتابة
• تحديد الاجتماعات
• إدارة العمل
• التواصل عبر الهاتف
• دعم المديرين
• إدارة الجدول الزمني للمهام
• إتقان اللغة العربية

• بيع أوسع نطاق من منتجات الشركة للعملاء المعينين.
• تقديم الملاحظات حول أي نشاط تنافسي في مجالك.
• تنفيذ المخططات بشكل صحيح.
• إدارة الطلبات الخاصة حسب الحاجة.
• جمع الفواتير وفقًا لسياسة الشركة المتعلقة بالعمر.
• إعداد الوثائق اللازمة لدورات الاتصال أو مراجعات الأعمال.
• تحديد وإبلاغ القادة الفريق عن العملاء الجدد في منطقتك.
• معالجة شكاوى العملاء وتصعيد القضايا حسب الحاجة.
• عرض طلبات العملاء والتحصيلات اليومية على قائد الفريق أو الموزع أو المحاسب.
• معالجة استمارات الإرجاع للمنتجات المعيبة مع الموافقات المطلوبة.
• إجراء تسويات حسابات العملاء كل ثلاثة أشهر.
• إجراء فحوصات المخزون خلال كل زيارة، بما في ذلك المستودعات والرفوف.

• مراقبة عمليات الدخول والخروج للموظفين والزوار وإصدار التصاريح اللازمة.
• القيام بدوريات تفقدية شاملة في جميع أنحاء مكان العمل.
• التأكد من تنفيذ الأنظمة والإجراءات الأمنية والتصرف في حالات الطوارئ.
• الاستجابة السريعة للإنذارات والتحقيق في الحوادث.

• التعليم: المرحلة الثانوية كحد أدنى.
• المهارات: خبرة متقدمة في خدمة العملاء ومكافحة الحرائق وإدارة الطوارئ.
• اللغات: إجادة اللغة العربية والإنجليزية، ومعرفة اللغة الألمانية تعتبر ميزة إضافية.

• العمل لمدة ستة أيام في الأسبوع.
• دوام صباحي/مسائي مع راتب شهري يصل إلى 4000 ريال سعودي.

• بيع مجموعة متنوعة من العطور للعملاء.
• تقديم المعلومات المتعلقة بالعطور وأسعارها.
• مراقبة مستويات المخزون وتنظيم المتجر.
• تولي أمور الدفع وتلقي المدفوعات من العملاء.
• معالجة طلبات استبدال المنتجات والمرتجعات.

• إعداد كشوفات بالمبالغ المستحقة من الجهات وتحصيلها.
• التنسيق مع المعنيين لتحصيل المبالغ والرد على استفساراتهم.
• تحديث السجلات المحصلة وتنفيذ التعليمات المتعلقة بسرية المعاملات المالية.
• حفظ النسخ الورقية من سندات القبض وترتيبها وفق السياسات المتبعة.

• بكالوريوس في المحاسبة، الإدارة المالية، أو إدارة الأعمال.
• زمالة الهيئة السعودية للمحاسبين القانونيين (SOCPA) مفضل.

• التعامل مع الفواتير.
• خدمة العملاء.
• تحصيل الديون الخارجية.
• إدارة القروض.
• تحمل المسؤولية.
• تحديد أولويات الطلبات.