وظائف في السعودية

سكرتير تنفيذي (عن بُعد)

ندوّر شخص يحب النظام أكثر من الفوضى، يعرف يرتّب المهام، يجدول الاجتماعات، ويتابع كل شيء قبل ما نطلب منه.
عملك بيكون مباشرة مع الرئيس التنفيذي، وتتعامل يومياً مع فرق ومشاريع مختلفة أغلبها أونلاين.

وش بتسوي؟

ترتّب المواعيد والاجتماعات والتذكيرات.

تتابع تنفيذ المهام مع الفرق المختلفة.

تكتب محاضر الاجتماعات وتجمع أهم النقاط.

تنسّق المراسلات والملفات وتنظمها بطريقة ذكية.

تذكّر الجميع بالمواعيد النهائية وتضمن الأمور تمشي بسلاسة.


نحتاج شخص:

منظم ويحب التفاصيل.

يجيد استخدام الأدوات الرقمية مثل Notion أو Trello أو Google Workspace.

يتواصل بلُباقة بالعربية والإنجليزية.

عنده حس متابعة عالي ويعرف يتصرف وقت الزحمة.


العمل: عن بُعد
الدوام: كامل

• إدخال وتحديث البيانات في قواعد البيانات وجداول البيانات والأنظمة الداخلية.
• التحقق من دقة واكتمال البيانات قبل الإدخال.
• الحفاظ على سرية البيانات والامتثال لسياسات الشركة.
• استرجاع ومراجعة البيانات للتقارير والتدقيق والاستخدام الداخلي.
• إجراء النسخ الاحتياطي المنتظم لضمان الحفاظ على البيانات.
• الحفاظ على سجلات وملفات منظمة.
• الرد على الاستفسارات المتعلقة بالبيانات بطريقة مهنية وفي الوقت المحدد.
• التعاون مع الأقسام الأخرى لضمان دقة البيانات واتساقها.

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ الشهادات الإضافية من الأمور المميزة.
• خبرة مثبتة في إدخال البيانات أو الأدوار الإدارية.
• مهارات كتابة سريعة ودقيقة.
• إجادة في Microsoft Office (خصوصًا Excel) وبرامج إدخال البيانات.
• اهتمام ممتاز بالتفاصيل ومهارات تنظيمية.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بنزاهة وسرية.
• مهارات قوية في التواصل وإدارة الوقت.

• تنظيم وجدولة المواعيد والاجتماعات والفعاليات.
• إعداد وتنسيق المراسلات الرسمية والتقارير ومحاضر الاجتماعات.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية الواردة، والبريد الإلكتروني، والاتصالات الأخرى بطريقة احترافية.
• الحفاظ على تنظيم الأنظمة الخاصة بالملفات الورقية والرقمية.
• استقبال ومساعدة الزوار والعملاء وأعضاء الفريق.
• متابعة المهام الإدارية والتأكد من الالتزام بالمواعيد النهائية.
• إدارة المستلزمات المكتبية وتقديم الطلبات عند الحاجة.
• تنسيق ترتيبات السفر والحجوزات والمخططات عند الحاجة.

• دبلوم أو تعليم أعلى في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.
• من 2 إلى 3 سنوات من الخبرة المثبتة في دور إداري أو سكرتاري مماثل.
• المطلوب إتقان اللغة الإنجليزية (تحدثًا وكتابة).
• مهارات تنظيم قوية وإدارة الوقت.
• مهارات تواصل ممتازة ومهارات بين شخصية.
• إجادة استخدام Microsoft Office (Word وExcel وOutlook وPowerPoint).
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية وخصوصية.

• الخبرة في العمل في بيئة مكتبية سريعة.
• الإلمام بأنظمة وإجراءات إدارة المكاتب.

• تنظيم جدولة المواعيد، الاجتماعات، والفعاليات.
• إعداد وتنسيق المراسلات الرسمية، التقارير، ومحاضر الاجتماعات.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية الواردة، الرسائل الإلكترونية، وغيرها من الاتصالات بطريقة مهنية.
• الحفاظ على تنظيم أنظمة الملفات المادية والرقمية.
• استقبال ومساعدة الزوار والعملاء وأعضاء الفريق.
• متابعة المهام الإدارية وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.
• إدارة المستلزمات المكتبية وطلبها عند الحاجة.
• تنسيق ترتيبات السفر، والحجوزات، والمسارات عند الحاجة.

• دبلوم أو تعليم أعلى في إدارة الأعمال، إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة.
• سنتين إلى ثلاث سنوات من الخبرة المثبتة في دور إداري أو سكرتاري مشابه.
• إجادة اللغة الإنجليزية (محادثة وكتابة) مطلوبة.
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية.
• مهارات تواصل بين شخصية ممتازة.
• إجادة استخدام Microsoft Office (Word، Excel، Outlook، PowerPoint).
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية واحترافية.

• خبرة في العمل في بيئة مكتبية سريعة الوتيرة.
• معرفة بأنظمة وإجراءات إدارة المكاتب.

• إرشاد المقاولين من الباطن حول إجراءات الإدارة وطرق المحاسبة.
• إدارة المراسلات مع المقاولين من الباطن جنباً إلى جنب مع مدير الموقع لتخفيف المخاطر.
• مراجعة واعتماد شهادات السداد المرحلي والنهائي للمقاولين من الباطن.
• ضمان المعالجة الدقيقة للأعمال الإضافية، والمطالبات، والمصروفات الإضافية، والمزيد.
• إعداد وإصدار تقرير إدارة العقود الفرعية شهرياً.
• تقييم مطالبات المقاولين من الباطن والمساعدة في التسويات النهائية.
• حل أي نزاعات مع المقاولين من الباطن بشأن الالتزامات التعاقدية.
• الحفاظ على سجلات صحيحة لجميع الرسومات والمستندات المحاسبية.

• أكثر من 12 عاماً من الخبرة الإدارية ذات الصلة في البناء الصناعي لمصانع الغاز الكبيرة.
• خبرة سابقة في أدوار ذات نطاق مشابه، ويفضل في مشاريع أرامكو السعودية.

• إجادة اللغة الإنجليزية مع مهارات تواصل قوية.
• قدرات ممتازة في تكنولوجيا المعلومات والتحليل.
• توجه الفريق مع مهارات قوية في حل المشكلات.
• الاهتمام بالتفاصيل في جميع جوانب العمل.

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر.
• فتح، فرز وتوزيع البريد الورقي والإلكتروني.
• إنجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية.
• تنظيم الملفات وحفظ المعاملات بطريقة تسهل عملية الرجوع إليها.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر وتدوين محاضر الاجتماع.

• التعليم الثانوي.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في الأنشطة السرية، بما في ذلك نظم الملفات وإدارة المكاتب.

• مساعد إداري<

• إدارة وتنظيم الجداول والمواعيد والاجتماعات للفريق.
• إعداد وصيانة السجلات والتقارير والمستندات بدقة.
• التعامل مع المراسلات، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية، بكفاءة ومهنية.
• المساعدة في إعداد العروض التقديمية ومواد المكتب الأخرى.
• تنسيق الأنشطة والفعاليات المكتبية لتعزيز بيئة عمل إيجابية.
• الحفاظ على مستلزمات المكتب والمخزون، مع ضمان توفرها حسب الحاجة.
• أداء مهام إدارية متنوعة كما تم تعيينها من قبل الإدارة.

• خبرة مثبتة كأمين سر أو في دور إداري مشابه.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على تعدد المهام.
• قدرات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي.
• إجادة مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint).
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة.
• شهادة الثانوية العامة؛ المؤهلات الإضافية كمساعد شخصي أو أمين سر تعتبر ميزة.

• المساعدة في العمليات الإدارية اليومية، بما في ذلك إدارة التقويمات، جدولة الاجتماعات، والتعامل مع المراسلات.
• إعداد وتنظيم الوثائق للتقارير والعروض التقديمية.
• الحفاظ على أنظمة الملفات وضمان تحديث جميع الوثائق وسهولة الوصول إليها.
• دعم الفريق بمشاريع ومهام متنوعة حسب الحاجة.
• التعامل مع استفسارات العملاء والمساهمين بطريقة مهنية وفي الوقت المناسب.
• المساعدة في التخطيط والتنسيق للفعاليات والاجتماعات الخاصة بالشركة.

• شهادة دبلوم أو ما يعادلها مطلوبة؛ درجة في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة تعتبر ميزة.
• يفضل أن تكون لديك خبرة إدارية لمدة 3 سنوات على الأقل.
• إجادة مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).
• مهارات تنظيمية استثنائية واهتمام بالتفاصيل.
• مهارات قوية في الكتابة والتواصل الشفهي.
• القدرة على إدارة الوقت بفعالية وتحديد أولويات المهام بشكل مناسب.
• خبرة في معدات المكتب والتكنولوجيا.
• يعمل بروح الفريق ولديه موقف إيجابي واستعداد لمساعدة الآخرين.

المؤهلات التعليمية:

• بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة الصحية أو إدارة المستشفيات.

سنوات الخبرة:

• 5-7 سنوات في إدارة منشأة صحية أو مركز طبي.

المهارات المطلوبة:

• خبرة مثبتة في الاعتماد والجودة (CBAHI).
• الالتزام بأنظمة وزارة الصحة / CHI.

للتقديم، يرجى إرسال سيرتك الذاتية إلى البريد الإلكتروني المذكور.

• تنظيم وإدارة مكتب الرئيس التنفيذي لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة.
• إعداد وترتيب الأجندات والاجتماعات (الداخلية والخارجية) ومتابعة نتائجها.
• مراقبة تنفيذ قرارات الرئيس التنفيذي مع الإدارات والجهات المعنية.
• تنسيق التقارير والمراسلات الرسمية وتقديم ملخصات تنفيذية للرئيس التنفيذي.
• إدارة جدول مواعيد الرئيس التنفيذي، والمواعيد، وترتيبات السفر.
• إعداد ومراجعة المراسلات، والرسائل، والعقود قبل تقديمها للرئيس التنفيذي.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني بشكل احترافي.
• تدوين محاضر الاجتماعات والحفاظ على السجلات والملفات سواء بشكل مادي أو إلكتروني.
• التنسيق مع مجلس الإدارة من خلال إعداد الملفات ومحاضر الاجتماعات.
• التواصل مع الجهات الرسمية، والشركاء، والعملاء، وتمثيل الشركة بشكل احترافي.
• ضمان تدفق المعلومات بسلاسة بين المكتب التنفيذي والإدارات الأخرى.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في إدارة المكاتب التنفيذية أو دور سكرتاري كبير.
• مهارات تنظيمية عالية وقدرة على تحديد الأولويات.
• إجادة في تطبيقات مايكروسوفت أوفيس.
• مهارات اتصال ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية.
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بشكل احترافي.

• المسؤوليات: تنفيذ المهام الإدارية اليومية، تنظيم الوثائق، والتواصل مع العملاء.
• المتطلبات: خبرة سابقة في دور إداري مشابه.

• إدارة التواصل والمراسلات.
• جدولة المواعيد والاجتماعات.
• الحفاظ على سجلات وملفات دقيقة.
• تقديم خدمة عملاء استثنائية للموظفين والعملاء.
• المساعدة في مهام إدارية وكتابية متنوعة.

• خبرة في المهام الكتابية وأعمال السكرتارية.
• مهارات قوية في المساعدة الإدارية التنفيذية.
• قدرات ممتازة في التواصل والتنظيم.
• إجادة برامج وأدوات المكتب.
• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ المؤهلات الإضافية هي ميزة.

المهام الوظيفية:

التواصل مع العملاء والرد على استفساراتهم بشكل مهني.

تزويد العملاء بالتقارير الدورية عن سير القضايا والمعاملات.

تنسيق مواعيد الجلسات والاجتماعات ومتابعة أجندة المكتب.

إعداد وترتيب ملف كل قضية داخل تطبيق المحامي الذكي ومتابعة تحديثاته.

رفع المذكرات والوثائق على الأنظمة والتطبيقات القانونية المعتمدة.

أرشفة المستندات وتنظيم الملفات الورقية والإلكترونية.

متابعة أعمال السكرتارية القانونية وجميع ما يتعلق بسير العمل الإداري.

التنسيق المستمر مع المحامين والمستشارين داخل المكتب.

المتطلبات:

خبرة سابقة في السكرتارية أو المجال القانوني (يفضل).

إلمام ممتاز باستخدام الحاسب وتطبيقات الأوفيس.

معرفة جيدة بتطبيق المحامي الذكي.

قدرة عالية على التنظيم وإدارة الوقت.

مهارات تواصل ممتازة والقدرة على التعامل مع العملاء.

التفرغ للعمل والالتزام بوقت الدوام