Administrative Assistant📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة مجموعة المجال العربي عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقها في الدوادمي، الرياض. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم دعم إداري شامل لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة وكفاءة. يتطلب الدور خبرة عملية تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال الدعم الإداري.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تطبيق القرارات الإدارية.
• فتح وفرز البريد الورقي وتوزيعه على المعنيين، وإدارة البريد الإلكتروني والرد عليه بحسب توجيهات الرئيس المباشر.
• إنجاز أعمال الطباعة والنسخ، والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية الواردة والصادرة.
• حفظ المعاملات والعناية بالملفات بأسلوب منهجي يسهل عملية الرجوع إليها.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات موظفي الوحدة التنظيمية.
• المشاركة في الاجتماعات وتدوين وتوثيق محاضرها، وطباعة وتوزيع محاضر الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر على الأطراف المشاركة.

الدعم الإداري والتنظيمي

يقوم المساعد الإداري بتقديم دعم حيوي للرئيس المباشر من خلال تنظيم المواعيد اليومية وإدارة الجدول الزمني، مما يضمن كفاءة استغلال الوقت. يشمل ذلك أيضاً إنجاز كافة الأعمال الإدارية الروتينية التي تساهم في سلاسة سير العمليات التشغيلية للوحدة.

تنسيق الاتصالات والاجتماعات

يضطلع شاغل هذا الدور بمسؤولية تنسيق وتنظيم كافة الجوانب اللوجستية للاجتماعات، بدءاً من تحديد المواعيد وصولاً إلى إعداد الأجندات وتوثيق المحاضر. كما يتولى مهام إدارة المراسلات اليومية، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، لضمان وصول المعلومات بدقة وفي الوقت المناسب.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال المساعدة الإدارية أو دور مشابه.
• مهارات تنظيمية عالية وقدرة على إدارة المهام المتعددة وتحديد الأولويات بفعالية.
• إتقان استخدام برامج الحاسب الآلي المكتبية (مثل Microsoft Office).
• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة باللغة العربية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.

بيئة العمل

يعمل المساعد الإداري بدوام كامل ضمن بيئة عمل ديناميكية في الدوادمي، الرياض. يتطلب الدور التفاعل المستمر مع الرئيس المباشر وموظفي الوحدة التنظيمية لضمان تحقيق الأهداف المشتركة وتقديم الدعم الإداري الفعال.