Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة فخامة النوم عن سكرتير/ة للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة. يمثل هذا الدور بدوام كامل حجر الزاوية في تقديم الدعم الإداري للمدير أو الإدارة العليا، حيث يركز على تنظيم المهام المكتبية اليومية. يشمل ذلك إدارة الوثائق، وتنظيم الاتصالات الهاتفية والتعامل مع الزوار، بالإضافة إلى المساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة جداول الأعمال بكفاءة واحترافية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات بدقة وسرعة، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، مع ضمان مراجعتها وتنسيقها بما يتوافق مع معايير المكتب.
• إدارة المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة، بما في ذلك فرزها وتوجيهها، وتلقي الرسائل، والإجابة على الاستفسارات، وتحويل المكالمات إلى الأقسام أو الأشخاص المعنيين.
• التعامل مع المراسلات البريدية الواردة والصادرة، بما في ذلك فحصها وتسجيلها وتوزيعها على الأقسام المعنية.
• تنسيق الاجتماعات والمواعيد، بما يشمل فحص الطلبات، وتحديد الأوقات المناسبة، وتأمين القاعات، وإعداد جداول الأعمال.
• إنشاء وصيانة أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات، وضمان تنظيم جميع المستندات وحفظها بشكل منهجي.

المؤهلات والخبرة

• خبرة عملية تتراوح من 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• القدرة على التعامل مع المهام المتعددة والعمل تحت الضغط بفعالية.

المهارات المطلوبة

• إتقان استخدام برامج الحاسوب المكتبية الأساسية، خاصة حزمة Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• مهارات تنظيمية وإدارية عالية، مع القدرة على تحديد الأولويات وإدارة الوقت بفعالية.
• مهارات تواصل ممتازة، شفهياً وكتابياً، باللغة العربية.
• الالتزام بالسرية والمهنية في التعامل مع المعلومات الحساسة.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.

تفاصيل الوظيفة وبيئة العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل ومقرها في مدينة جدة، مكة المكرمة. يعمل السكرتير/ة ضمن بيئة مكتبية منظمة تتطلب الدقة والاحترافية في التعامل مع المهام اليومية المتنوعة، وتقديم الدعم الفعال للإدارة.

كيفية التقديم

ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه إلى تقديم طلباتهم للانضمام إلى فريق شركة فخامة النوم.