Administrative Assistant

نبذة عن الدور

تبحث شركة البلد الامين لتنمية والتطوير العمراني عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقها في مكة المكرمة. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى دعم العمليات الإدارية اليومية وضمان سير العمل بكفاءة، مع التركيز على متابعة القرارات وتنسيق المهام.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر.
• تنظيم أعمال البريد والمواعيد اليومية للرئيس المباشر.
• إنجاز الأعمال الإدارية المتعلقة بسير العمل وتنسيق الاجتماعات.
• جمع وتنظيم وحفظ الوثائق والعروض والمعلومات الخاصة بالمشاريع والشراكات.
• إدارة وتحديث قواعد البيانات للعملاء والشركاء والفرص المحتملة.
• إعداد المستندات والعروض التقديمية والتقارير الداعمة لأنشطة تطوير الأعمال.
• المحافظة على أرشفة الملفات والعقود والاتفاقيات وضمان سهولة الوصول إليها.

دعم إعداد التقارير والتنسيق

• جمع وتحليل البيانات والمعلومات المتعلقة بالأسواق والقطاعات المستهدفة.
• المساهمة في إعداد التقارير الدورية الخاصة بمؤشرات الأداء وأنشطة تطوير الأعمال.
• دعم إعداد الدراسات الأولية للفرص والشراكات والمشاريع الجديدة.
• إعداد تقارير المتابعة الخاصة بالمبادرات والفرص التجارية ورفعها للإدارة.
• تنظيم وترتيب الاجتماعات وورش العمل مع العملاء والشركاء والجهات ذات العلاقة.
• متابعة جداول المواعيد والتنسيق بين الفرق الداخلية والأطراف الخارجية.
• إعداد محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ التوصيات والمهام الناتجة عنها.
• إدارة المراسلات الرسمية المتعلقة بقطاع تطوير الأعمال.

دعم العلاقات ومتابعة الأسواق

• تقديم الدعم الإداري في التواصل مع العملاء والشركاء الحاليين والمحتملين.
• متابعة الاستفسارات والطلبات الواردة وضمان سرعة الاستجابة لها.
• المساهمة في تنظيم الفعاليات والمعارض والمؤتمرات واللقاءات التعريفية.
• دعم جهود بناء وتعزيز العلاقات مع الشركاء الاستراتيجيين.
• متابعة المستجدات والاتجاهات السوقية ذات الصلة بأعمال الشركة.
• المساهمة في جمع المعلومات الخاصة بالمنافسين وتحليلها لدعم اتخاذ القرار.
• دعم فريق تطوير الأعمال في إعداد الدراسات والتوصيات المتعلقة بالتوسع والنمو.

المؤهلات والخبرة

• خبرة تتراوح بين 2 إلى 5 سنوات في دور إداري أو ما شابه.
• القدرة على تنظيم الوثائق وإدارة قواعد البيانات بكفاءة.
• مهارات ممتازة في إعداد التقارير والعروض التقديمية.
• مهارات تواصل وتنسيق قوية مع الأطراف الداخلية والخارجية.
• القدرة على متابعة المهام المتعددة والعمل تحت الضغط.

بيئة العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل ومقرها في مكة المكرمة، وتتطلب الالتزام ببيئة عمل ديناميكية تدعم تطوير الأعمال والعلاقات الاستراتيجية.