Executive Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة إيتقان إنتجريتد هيلثكير إي.آي.إتش عن سكرتير تنفيذي للانضمام إلى فريقها في الرياض. يتولى هذا الدور مسؤولية تقديم دعم تشغيلي وإداري شامل للمكتب التنفيذي، مما يضمن التخطيط الفعال لأولويات الإدارة العليا وتنسيقها وتنفيذها ومراقبتها. يعمل شاغل الوظيفة كنقطة تنسيق مركزية بين القيادة التنفيذية ومختلف الأقسام، ويسهل التواصل ويتابع المبادرات الاستراتيجية ويضمن المتابعة في الوقت المناسب للقرارات الرئيسية. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين 2 و5 سنوات ويعمل بنظام الدوام الكامل.

الدعم التنفيذي والإداري

• إدارة التقويم التنفيذي والمواعيد والاجتماعات وترتيبات السفر والأولويات اليومية.
• إعداد جداول أعمال الاجتماعات والعروض التقديمية والتقارير والمواد الإيجازية والمراسلات التنفيذية.
• تسجيل محاضر الاجتماعات بدقة وتوزيعها على الفور.
• مراقبة ومتابعة بنود العمل التنفيذية لضمان إنجازها في الوقت المناسب.
• الحفاظ على السجلات التنفيذية السرية والمعلومات الحساسة.
• تنظيم الاجتماعات التنفيذية وورش عمل القيادة وفعاليات الشركة.
• إدارة الملفات والسجلات التنفيذية والوثائق السرية.
• دعم الإدارة المكتبية المتعلقة بالمكتب التنفيذي.
• أداء أي واجبات أو مسؤوليات أخرى يكلف بها الرئيس التنفيذي أو المدير العام.

تنسيق العمليات والمشاريع

• تنسيق المبادرات الاستراتيجية والمشاريع متعددة الوظائف عبر الأقسام.
• تتبع خطط المشاريع والمعالم والمواعيد النهائية والتسليمات.
• المتابعة مع رؤساء الأقسام ومالكي المشاريع لضمان التنفيذ في الوقت المناسب للمهام الموكلة.
• تحديد المخاطر أو التأخيرات المحتملة وتصعيد المشكلات عند الضرورة.
• دعم تنفيذ مبادرات التحسين التنظيمي.
• العمل كحلقة وصل أساسية بين الإدارة التنفيذية والخدمات المشتركة (الموارد البشرية، المالية، القانونية، تكنولوجيا المعلومات، التسويق) وكذلك الأقسام التشغيلية.
• تنسيق الاجتماعات وتسهيل التواصل بين أصحاب المصلحة الداخليين.
• ضمان التوافق والتنفيذ في الوقت المناسب للمبادرات المشتركة بين الأقسام.

إدارة الوثائق والتقارير

• الحفاظ على نظام رقمي منظم لإدارة الوثائق.
• تطوير وتحديث وإدارة القوالب والسياسات وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs) والوثائق التشغيلية.
• ضمان التحكم السليم في الوثائق وإدارة الإصدارات والامتثال لمعايير التوثيق.
• الحفاظ على لوحات المعلومات التنفيذية ومتتبعات مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI).
• إعداد تقارير تنفيذية أسبوعية وشهرية وربع سنوية ومخصصة.
• جمع وتحليل وتقديم البيانات التشغيلية لدعم اتخاذ القرارات التنفيذية.
• مراقبة التقدم المحرز نحو الأهداف التنظيمية والإبلاغ عن الاستثناءات.

المؤهلات والخبرات

يتطلب الدور خبرة تتراوح بين 2 و5 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية أو تنسيق العمليات. يجب أن يتمتع المرشح بمهارات تنظيمية وتواصل ممتازة، والقدرة على العمل بسرية تامة، والالتزام بأعلى معايير الاحترافية والتميز التشغيلي في جميع المهام الموكلة.