Executive Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

يتولى السكرتير التنفيذي في شركة المدينة الحضارية للمقاولات العامة بالرياض مسؤولية تقديم الدعم الإداري المتكامل للإدارة العليا. يهدف هذا الدور إلى ضمان سير العمليات المكتبية والإدارية بسلاسة وفعالية، مما يسهم في دعم الأهداف التشغيلية للشركة. هذا المنصب هو وظيفة بدوام كامل ويتطلب خبرة عملية تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال السكرتارية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنظيم مواعيد المدير/الرئيس وتذكيره بها بشكل مستمر.
• التعامل مع الاستفسارات الواردة والرد عليها، بالإضافة إلى إيصال البريد والمراسلات للمدير/الرئيس.
• إعداد المذكرات الدورية والمذكرات المتعلقة بعمل الوحدات التنظيمية الداخلية للشركة.
• إجراء المراسلات الاعتيادية مع الجهات الخارجية، والتأكد من توقيعها من المدير/الرئيس وتوزيعها بشكل صحيح.
• حضور الاجتماعات وتسجيل محاضرها بدقة، ثم تحريرها وتوزيعها على المعنيين.
• حفظ الوثائق والملفات المتعلقة بأعمال المدير/الرئيس بطريقة منظمة وسهلة الوصول.
• إعداد وتقديم تقارير العمل الدورية، وتوثيقها وحفظها لضمان المرجعية المستقبلية.

نطاق الدور

يتضمن نطاق عمل السكرتير التنفيذي مجموعة واسعة من المهام الإدارية التي تضمن سير العمل بسلاسة وفعالية. يشمل ذلك تنظيم المواعيد، إعداد المذكرات، إجراء المراسلات، وحضور الاجتماعات لتحرير المحاضر، بالإضافة إلى إعداد وتقديم تقارير العمل الدورية. يمثل هذا الدور نقطة اتصال حيوية بين الإدارة والجهات الداخلية والخارجية.

المتطلبات والخبرة

• خبرة عملية تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية أو الإدارة المكتبية.
• القدرة على تنظيم المهام وتحديد الأولويات بفعالية.
• مهارات ممتازة في التعامل مع المراسلات والوثائق الرسمية.

المهارات والكفاءات

• مهارات تنظيمية وإدارية عالية.
• إتقان مهارات التواصل الكتابي والشفوي باللغة العربية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
• الدقة والاهتمام بالتفاصيل في جميع المهام الموكلة.
• القدرة على استخدام برامج الحاسوب المكتبية الأساسية (مثل Microsoft Office).

موقع العمل

هذا الدور هو وظيفة بدوام كامل ومقرها في الرياض، المملكة العربية السعودية. يعمل السكرتير التنفيذي ضمن بيئة عمل احترافية وداعمة في شركة المدينة الحضارية للمقاولات العامة.